Offerte uitbrengen in soorten en maten

Als u ervaring hebt in de verkoop dan weet u dat er door bedrijven en organisaties allerlei verschillende offertes worden uitgebracht. Soms gaat het uitbrengen van een offerte op aanvraag, soms gaat het uitbrengen van een offerte op eigen initiatief. Sommige offertes zijn zeer beknopt, andere uitgebreid tot een flink aantal A-viertjes samen met een begeleidende brief. Het uitbrengen van een offerte kan dus nogal wat verschillende resultaten opleveren.

Opdrachtbevestiging in plaats van uitbrengen offerte
In de praktijk bestaan er verschillende misverstanden over de definitie van het uitbrengen van een offerte. Een offerte brengt u uit terwijl lang niet zeker is dat u de opdracht daadwerkelijk krijgt. Het uitbrengen van een offerte is dus altijd verbonden met onzekerheid over de uitkomst. Meestal zijn er concurrenten in het spel die ook een offerte uitbrengen.

Opdrachtbevestiging
Het komt in de praktijk ook voor dat een bedrijf een opdrachtbevestiging verstuurt. Het bedrijf heeft in dat geval mondeling de opdracht al binnen en stuurt alleen een schriftelijke bevestiging van de opdracht en vraagt u om de handtekening van de klant. Zo’n opdrachtbevestiging is vaak een samenvatting van de voorwaarden van de te leveren producten of diensten. Dit is dus beslist geen voorbeeld van het uitbrengen van een offerte.

Een onderscheid in soorten offertes kunt u maken op basis van initiatief (op aanvraag of eigen initiatief) en op basis van inhoud.

Initiatief
Op basis van initiatief kunt u een onderscheid maken tussen het uitbrengen van offertes op aanvraag en het uitbrengen van offertes op basis van het initiatief van u als verkoper.

Het uitbrengen van een offerte op aanvraag

Het uitbrengen van een offerte op aanvraag komt in de praktijk veel voor. Een klant belt u op voor een levering of een eerste gesprek, waarna u op basis van zijn of haar behoefte besluit tot het uitbrengen van een offerte.

Bij een gevraagde offerte bent u meestal niet de enige die overgaat tot het uitbrengen van een offerte. Daarom is het belangrijk dat de klant uw offerte tijdig op de afgesproken datum ontvangt. Let hierop bij het uitbrengen van uw offerte.
Spreek een datum af wanneer de klant uw offerte kan verwachten en houd u aan deze datum.

Het uitbrengen van een ongevraagde offerte

Soms komt het ook voor dat u een offerte uitbrengt aan een klant die daar niet om heeft gevraagd. Dit is eigenlijk een soort direct-mail die een offerte bevat. De trefkans van dit soort offertes is echter niet zo groot. Toch kan deze vorm van het uitbrengen van een ongevraagde offerte in bepaalde gevallen juist heel effectief zijn. Met name voor producten of diensten waarvoor u niet eerst een verkoopgesprek hoeft te voeren om een
aanbod te kunnen doen. U verkoopt dan een standaardproduct of -dienst en u verwacht dat de klant hieraan behoefte heeft. In feite brengt u dan aan elke klant dezelfde offerte uit. Bijvoorbeeld een standaardtraining voor tekstverwerking, waarbij de duur van de training, de inhoud en de kostprijs voor iedere klant hetzelfde is. Over het algemeen kunt u echter beter eerst een gesprek voeren met een prospect voordat u een offerte uitbrengt.

De uitbrengen van een productofferte
Bij het uitbrengen van een productofferte gaat het om de levering van een concreet product. Een productofferte bevat vaak relatief veel informatie over technische details, typeaanduidingen, serienummers enzovoort. Vaak gaat het om informatie waar de klant weinig of niets van begrijpt.

Als u bij het uitbrengen van een offerte technische informatie opneemt in uw offerte, doet u dat niet voor uzelf maar voor uw klant. Leg uw klant dan ook zoveel mogelijk uit wat die technische informatie betekent. Zet dit bijvoorbeeld tussen haakjes achter de weergegeven technische gegevens. Moet u bij het uitbrengen van uw offerte relatief veel technische informatie opnemen in uw offerte, neem dit dan op in een aparte bijlage. De klant kan dan de bijlage raadplegen als hij of zij behoefte heeft om precies te kunnen nagaan volgens welke technische specificaties u gaat leveren.

Voorbeeld
Een aannemer die besluit tot het uitbrengen van een offerte voor een dakkapel doet er goed aan de technische informatie over materiaalgebruik apart in een bijlage te vermelden. Een gemiddelde klant is waarschijnlijk niet geïnteresseerd in technische informatie in de vorm van bijvoorbeeld specifieke isolatiefactornummers.

Hij of zij heeft liever een concreet antwoord op vragen als:
• Is het materiaal goed isolerend, zowel tegen warmte als koude van buitenaf?
• Is het goed schoon te houden?
• Hoeveel jaar gaat het mee (duurzaamheid)?

Het ligt dan ook voor de hand dat een verkoper van dakkapellen bij het uitbrengen van een offerte op dit soort vragen een duidelijk antwoord geeft en dat deze zich bij het uitbrengen van een offerte niet beperkt tot het weergeven van technische informatie en een prijs. Brengt u een offerte uit voor een concreet product, stuur dan goed beeldmateriaal (foto, videofilm, tekening enzovoort) mee. Veel klanten zijn visueel ingesteld. Een afbeelding zegt ze veel meer dan een goede beschrijving.

Heeft u bij het uitbrengen van uw offerte behoefte aan een digitale ondersteuning? Met een Wizard die u stapsgewijs een goede offerte laat maken waarbij wordt voorzien van goede voorbeelden en adviezen? Bestel dan de Software Offertes Schrijven. Klik hier voor meer informatie en bestellen.

Software voor Offerte Berekeningen
Maakt u regelmatig offertes, prijsopgaven of prijsberekeningen en wilt u zeker weten dat alles erin zit en dat uw offerteprijs geen rekenfouten bevat? Kijk dan eens naar de handige Software Offerteprijs Maken.

Klik hier voor de versie Zak.Dienstverlening/Productie/Ambacht
Klik hier voor de versie voor Detailhandel/Groothandel.

Abonneer je op onze gratis nieuwsbrief

CD-ROM Acquisitie

CD-ROM Offertes Schrijven
CD-ROM Offertemanager

Software Offerteberekeningen Maken (versie Zakelijke Dienstverlening, Productie en Ambacht)
Software Offerteberekeningen Maken (versie Detailhandel en Groothandel)
Software Offertes Schrijven

Software Verkoopbrief Schrijven

Software Belscript Schrijven