Werkgever: let op bij het verstrekken van werknemersgegevens aan derden

Voor het verstrekken van persoonsgegevens gelden strenge regels. Deze regels zijn opgenomen in de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Ook in de relatie tussen u als werkgever en uw werknemers zijn deze bepalingen van toepassing. Indien u als werkgever personeelsgegevens wil verstrekken aan derden, dient u zorgvuldig en behoorlijk te handelen.

Het verzamelen van personeelsgegevens is alleen toegestaan voor een uitdrukkelijk omschreven doel. U mag personeelsgegevens alleen aan derden verstrekken als u  hiervoor toestemming heeft verkregen van uw werknemer. De gegevens mogen dan alleen gebruikt worden voor het doel waarvoor de werknemer zijn toestemming heeft gegeven en waarvoor de gegevens zijn verzameld. Er zijn echter op elke regel uitzonderingen, zo ook op deze. In de Wet Bescherming Persoonsgegevens is een aantal uitzonderingen opgenomen op basis waarvan u als werkgever de verzamelde personeelsgegevens aan een derde mag verstrekken zonder dat hij hiervoor de toestemming van de werknemer nodig heeft.

Uitzondering 1
De eerste uitzondering ziet op de uitvoering van de arbeidsovereenkomst. Denkt u hierbij aan verstrekking van personeelsgegevens aan een leasemaatschappij, of aan een administratiekantoor of de belastingdienst. Indien het verstrekken van de personeelsgegevens aan een derde noodzakelijk is om uitvoering te kunnen geven aan de arbeidsovereenkomst, dan is dit toegestaan. De werknemer moet zich bij het aangaan van de arbeidsovereenkomst dan wel bewust geweest zijn van de noodzaak dat deze gegevens aan een derde worden verstrekt.

Uitzondering 2
De tweede uitzondering ziet op de uitvoering van een wettelijke verplichting. Indien het niet verstrekken van personeelsgegevens leidt tot schending van een wettelijke verplichting, dan is het de werkgever ook toegestaan om de personeelsgegevens aan een derde te verstrekken. Denkt u hierbij bijvoorbeeld aan een bevel van de rechter commissaris om gegevens met betrekking tot een verdachte te overleggen.

Uitzondering 4
Als vierde uitzondering wordt de noodzaak genoemd tot een goede vervulling van een publiekrechtelijke taak door het desbetreffende bestuursorgaan dat om de gegevens heeft verzocht. Dit betekent dat bijvoorbeeld de gemeente gegevens mag verwerken zonder toestemming van de desbetreffende persoon indien zonder deze verwerking de gemeente haar taken niet uit kan voeren. Ook stichtingen komen er niet onderuit om gegevens te verwerken zonder instemming, omdat zij anders hun taken niet uit kunnen voeren.

Uitzondering 5
Het kan voor u als werkgever noodzakelijk zijn om voor uw bedrijfsvoering bepaalde zaken vast te leggen. Bijvoorbeeld om camera’s op te hangen. Hoewel deze verwerking van personeelsgegevens in beginsel niet is toegestaan, kan dit geoorloofd zijn indien dit voor u als werkgever bijvoorbeeld de enige manier is om diefstal of fraude tegen te gaan of de veiligheid van uw werknemers te waarborgen.

Uw werknemer heeft het recht te weten wat er met zijn personeelsgegevens gebeurt. Informatie hierover dient de werkgever aan hem te verstrekken. Indien de werknemer het niet eens is met de verzameling van de personeelsgegevens of de verwerking (waaronder ook valt de verstrekking aan derden) ervan, dan dient hij zich eerst zijn klacht aan de werkgever voor te leggen. Indien werkgever en werknemer er niet uitkomen, dan kan een werknemer zijn klacht bij het College Bescherming Persoonsgegevens neerleggen.

Let op: Indien zich niet één van bovenstaande uitzonderingen voordoet, is het verstrekken van de personeelsgegevens onrechtmatig. Dat kan u als werkgever een flinke schadepost opleveren als uw werknemer u hierop aanspreekt en een schadevergoeding eist.

Meer weten?
Wilt u meer weten over dit onderwerp en gebruik maken van de vele handige tools en documenten op het gebied van HRM? Klik dan hier voor informatie over HRM-Tools voor leidinggevenden.

Juridisch adviseur Arbeidsrecht nodig?

Bent u als leidinggevende op zoek naar juridische ondersteuning en advisering met betrekking tot HRM? 

- Omdat uw bedrijf groeit en u allerlei juridische zaken rond uw personeel goed wilt regelen.
- Of omdat u personeel moet ontslaan vanwege een reorganisatie.
- Of vanwege een andere reden?

Neem dan contact op met Groenendaal Juridisch Adviesbureau voor Arbeidsrecht te Hilversum.

Dit bureau geeft u concreet en praktisch juridisch advies, tegen betaalbare tarieven.

Het eerste gesprek is altijd gratis. 

U kunt bellen met  (T) 035 6 42 10 52/ (GSM) 06 55 33 15 13  of het contactformulier invullen.

Meer informatie over Groenendaal Juridisch Adviesbureau: www.groenendaal.nu

Abonneer je op onze gratis nieuwsbrief