Functieprofiel maken bij een vacature

Een functieprofiel is het vervolg op een functieanalyse. Een functieprofiel is een uitgebreid document over de inhoud van de functie en de daarbijbehorende competenties en eisen. In feite is een functieprofiel het geschreven resultaat van een functieanalyse. Hoe maakt u een functieprofiel en hoe gaat u ermee om?

Maken van een functieprofiel
Wilt u een functieprofiel maken dan kunt u de volgende onderdelen in uw functieprofiel opnemen.

Onderdeel functieprofiel: De titel van de functie
Noteer de algemene aanduiding of een in uw bedrijf gebruikte benaming voor de functie. Gebruik een korte, zakelijke aanduiding die algemeen bekend is.

Onderdeel functieprofiel: Het doel van de functie
Waartoe dient deze functie? Wat wordt ermee beoogd?




Onderdeel functieprofiel: De plaats in de organisatie van het bedrijf
Maak voor de beschrijving van de plaats in de organisatie een (eenvoudig) organigram. De vragen die u hiermee beantwoordt, zijn onder meer:
- Aan wie (welke functie) rapporteert degene die deze functie bekleedt?
- Welke andere functionarissen rapporteren eveneens rechtstreeks aan dezelfde leidinggevende?
- Voor wie, naast de leidinggevende, voert de persoon in kwestie werkzaamheden uit?
- Aan wie geeft deze direct leiding? Wat zijn hierbij de belangrijkste verantwoordelijkheden en bevoegdheden?
- Aan wie geeft deze indirect leiding? Wat zijn hierbij de verantwoordelijkheden en bevoegdheden?

Onderdeel functieprofiel:  Regelmatig voorkomende Contacten
Met wie en op welk niveau onderhoudt de functionaris vanuit de functie contacten (intern en extern)? De frequentie en en strekking van de contacten specificeert u in de omschrijving van de werkzaamheden.

Onderdeel functieprofiel: Samenvatting van de werkzaamheden
Vermeld puntsgewijs alle hoofdactiviteiten die de persoon in kwestie verricht.

Bijvoorbeeld:
- administratie en procedures,
- agendabeheer en afspraken,
- correspondentie,
- enzovoort.




Onderdeel functieprofiel: Een omschrijving van de werkzaamheden
Per hoofdactiviteit geeft u een uitgebreidere omschrijving van de taken.

Onderdeel functieprofiel: Omschrijving per taak
- Kennis: Welke opleiding, specifieke kennis en vaardigheden, en ervaring (op welk niveau) zijn vereist voor het uitoefenen van de functie? Welke kennis van de organisatie is vereist?
- Communicatieve vaardigheden: wat zijn de benodigde schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden in het Nederlands en/of vreemde talen.
- Sociale vaardigheden: Hoe belangrijk zijn vaardigheden als tact, diplomatie en overtuigingskracht? Hoe heeft de persoon in kwestie hiermee te maken in deze baan?
- Persoonlijke eigenschappen: Welke persoonlijke eigenschappen zijn noodzakelijk en ten aanzien van wat? Denk aan: betrouwbaarheid, discretie, representativiteit, loyaliteit, doorzettingsvermogen, resultaatgerichtheid.
- Zelfstandigheid: Welke bevoegdheden heeft de persoon in kwestie om beslissingen te nemen en problemen op te lossen? Is deze bevoegd om de hulp van anderen in te roepen? Heeft de functionaris een eigen budget? Moeten er initiatieven worden genomen en waartoe?
- Werksfeer: Onder welke omstandigheden werkt de persoon in kwestie? Is er een grote werkdruk? Kan deze zich voldoende concentreren? Welke factoren kunnen het werk (nadelig) beïnvloeden?
- Economisch risico: Welke schade kan het bedrijf door toedoen van de functionaris lijden? Wat is de waarde van zaken die onder zijn/haar beheer vallen? In hoeverre is de persoon in kwestie op de hoogte van vertrouwelijke bedrijfsinformatie? In hoeverre kan deze het beleid beïnvloeden? Welke invloed kan deze uitoefenen op het imago en prestige van het bedrijf?

Gebruik van een functieprofiel
Een functieprofiel wordt gebruikt bij verschillende personele activiteiten. Een functieprofiel is de basis bij een functiewaardering voor het beloningsysteem in uw bedrijf. Bij het aannemen van personeel is een duidelijk functieprofiel een belangrijk hulpmiddel. Verder kan een functieprofiel als belangrijk ondersteunend document dienen bij het beoordelen van medewerkers.

Functieprofiel en functioneringsgesprekken
Ook bij het voeren van functioneringsgesprekken is een functieprofiel een belangrijk document. Met name bij het vaststellen van beoordelingcriteria is de functieprofiel de basis voor het functionering- en beoordelingsgesprek. Na een fusie of reorganisatie is het soms noodzakelijk de taken en functies van medewerkers te herstructureren. Dit kan door de huidige functieprofielen als uitgangspunt te nemen.




Functieprofiel voor een nieuwe functie
Bedenk wanneer u een functieprofiel maakt voor een nieuwe functie welke taken blijvend zijn en welke taken de komende jaren waarschijnlijk gaan veranderen.

• Hoe ziet de functie er over enkele jaren uit?
• Welke eisen stelt u dan?
• Wat voor medewerker heeft u daarvoor nodig?

Wanneer u het bij het maken van een functieprofiel belangrijk vindt dat de nieuwe medewerker anticipeert op nieuwe ontwikkelingen, stel hier dan vragen over in het sollicitatiegesprek. Vraag naar voorbeelden uit het recente verleden.

• Hoe is hij in het verleden met nieuwe ontwikkelingen omgegaan?
• Op wiens initiatief deed hij dat?
• Welke rol heeft hij bij veranderingen (is hij een 'trekker' of een 'volger'?)
• Heeft hij wel eens een goed idee gehad om het werk op een ander manier te doen?
• Wat voor idee was dat?
• Hoe heeft hij dat aangepakt?
• Wat was het resultaat?
• Wat doet hij nu om bij te blijven in zijn vak?

Op zoek naar een Model Functieprofiel?
Bent u op zoek naar een Model Functieprofiel en een aantal voorbeelden van een goede functieprofiel? En wilt u weten welke stappen u moet zetten om tot een goed functieprofiel te komen? Neem dan een gebruiksabonnement op HRM-Tools voor Leidinggevenden. 

Abonneer je op onze gratis nieuwsbrief