Over de Rittenadministratie: Zorg voor een correcte Rittenadministratie
Heeft u als ondernemer, leidinggevende of als werknemer een auto van de zaak en wilt u de bijtelling privé-gebruik vermijden, dan moet u kunnen aantonen dat uw auto voor niet meer dan 500 kilometer per jaar voor privé-doeleinden wordt gebruikt. U kunt dit bewijs leveren met een correcte rittenadministratie.
Bewijs via uw rittenadministratie
Kiest u voor bewijsvoering met een rittenadministratie, realiseer u zich dan dat de wet nauwkeurig voorschrijft welke gegevens er per afzonderlijke rit moeten worden vastgelegd. Voldoet uw rittenadministratie daar niet aan, dan verwerpt de rechter die en is alle moeite van uw rittenadministratie voor niets geweest. U moet dan met uw rittenadministratie in de hand alsnog flink betalen!
Wettelijke eisen rittenadministratie
De wet eist dat in uw rittenadministratie ten minste de volgende gegevens worden vermeld:
• merk, type en kenteken van de auto;
• periode van de terbeschikkingstelling van de auto;
• per afzonderlijke rit: (1) de datum, (2) de begin- en eindstand van de kilometerteller, (3) begin- en eindadres, (4) de gereden route als die afwijkt van de gebruikelijke route en (5) het karakter van de rit.
Controle rittenadministratie
De juistheid van uw rittenadministratie kan worden gecontroleerd aan de hand van bijvoorbeeld kantooragenda’s, orderbriefjes, garagenota’s en elektronische routeplanners. Het is raadzaam om de rittenadministratie en deze informatie samen te bewaren. De Belastingdienst kan u hierom vragen.
Rittenadministratie en black-box systeem
Voor een goede rittenadministratie kunnen ook Black-Box-systemen worden gebruikt. Dit zijn geautomatiseerde registratiesystemen die de rittenadministratie ondersteunen. Ze leggen nauwkeurig de met de auto verreden kilometers vast. Vaak is in de schriftelijke rapportage van een dergelijke rittenadministratie die op deze vastleggingen is gebaseerd elke afzonderlijke rit terug te vinden. In dat opzicht kan de Black-Box een bijdrage leveren aan het inperken van de administratieve inspanningen voor een rittenadministratie omdat automatisch een veelheid van ritgegevens wordt vastgelegd. Maar met een geautomatiseerde rittenadministratie bent u er nog niet als het gaat om een sluitend bewijs.
Geautomatiseerde rittenadministratie: Blackbox niet het vereiste bewijs
Een correcte rittenadministratie moet vooral sluitend zijn en inzicht bieden in alle verreden kilometers. Een blackbox-systeem levert niet het vereiste bewijs voor een sluitende rittenadministratie. Een dergelijk systeem kan wel een bijdrage leveren aan het voeren van een adequate rittenadministratie. Een rittenadministratie moet in beginsel gedurende het gehele kalenderjaar worden bijgehouden. De belastingrechter gaat hier soms soepel mee om en aanvaardt dan een rittenadministratie over enkele maanden als voldoende bewijs.
Zelf soort rit aangeven in uw rittenadministratie
U geeft als bestuurder zelf aan of het in dit geval om een zakelijke of privé-rit gaat. Net als bij een handmatig bijgehouden rittenadministratie zal daarom een relatie tussen de rapportage en andere bescheiden (agenda's en dergelijke) nodig blijven. Het samenstel van rapportage en onderliggende bescheiden vormt de (controleerbare) rittenadministratie die als bewijs van het feitelijke gebruik dient
Onzorgvuldige rittenadministratie en de rechter
Voert u een onzorgvuldige rittenadministratie dan kan de rechter het u moeilijk maken. De rechter kan zich namelijk strikt formeel opstellen als het gaat om het beoordelen van uw rittenadministratie. Dat ondervond onlangs een ondernemer die over 2005 een rittenadministratie gevoerd voor zijn auto van de zaak. Daaruit bleek dat hij in dat jaar slechts 428 kilometers voor privé-doeleinden had gereden. Maar deze ondernemer had de rittenadministratie wat onzorgvuldig bijgehouden. Zo had hij bij de zakelijke ritten niet de begin- en eindadressen vermeld, maar alleen de plaatsnamen genoteerd. Bij de privé-ritten had hij in zijn rittenadministratie helemaal geen adres of plaatsnaam genoteerd. Verder had hij de verreden kilometers steeds afgerond op tientallen. De rechter was het met de inspecteur eens dat de rittenregistratie niet voldeed aan de wettelijke vereisen. De inspecteur had terecht de forfaitaire bijtelling voor privé-gebruik auto toegepast, ondanks de overlegde rittenadministratie.
Rekentool voor Rittenadministratie
Wilt u gebruik maken van een Rekentool voor het berekenen van uw autokosten, het rijden met benzine of diesel, berekenen of uw auto beter via de zaak of privé gereden kan worden, enzovoort? Meld u dan aan voor Financieel Sterk Ondernemen (FSO).
Abonneer je op onze gratis nieuwsbrief
Dit artikel behoort tot onze portal Financieel Sterk Ondernemen.
Deze portal wordt wekelijks aangevuld met nieuwe rekentools en adviezen.
Tip
Wilt u zich niet aanmelden als gebruiker, kijk dan eens in onze webshop bij de CD-ROMS en losse software.
CD-ROMS
CD-ROM Grip op Financiele Zaken
SOFTWARE
Software Prognoses en Jaarcijfers
Software MKB Kosten Monitor
Software MKB Omzet Monitor
|
Vergelijkbare artikelen
hoe berekent u uw autokosten op kilometerbasis?
over de rittenadministratie: zorg voor een correcte rittenadministratie
rekentool voor beslissing nieuwe auto: kopen, huren of leasen?
variabele kosten van uw zakenauto
belangrijke onderdelen van uw autokosten
wat zijn uw werkelijke kosten per kilometer?
|
