Werknemer Aannemen? Stappenplan Aannemen Werknemer
U heeft pas officieel een werknemer aangenomen als uw werknemer voldoet aan een aantal eisen. U kunt spreken van een werknemer als uw werknemer drie opeenvolgende maanden voor uw bedrijf heeft gewerkt, wekelijks of tenminste twintig uur per maand tegen betaling komt werken en er sprake is van een gezagsverhouding. Verder moet er loon worden betaald en moet er sprake zijn van de verplichting arbeid te verrichten. Is dat allemaal het geval, dan kunt u aan de slag met het volgende stappenplan. Het aannemen van een werknemer vraagt een goede voorbereiding. In de praktijk gaat het aannemen van een werknemer nog wel eens te snel. Met alle gevolgen vandien. Neem dus de tijd en een goede voorbereidingn voor het aannemen van een werknemer.
Stap 1
Zorg bij het aannemen van een werknemer voor de tekst van een arbeidsovereenkomst
Allereerst moet u tot een overeenkomst komen met uw (toekomstige) werknemerslid. Dit gebeurt door middel van een arbeidsovereenkomst. In theorie mag dit mondeling maar om verwarring te voorkomen is het dringende advies om bij het aannemen van een werknemer een schriftelijke overeenkomst te gebruiken. Gebruik hiervoor de Tool Arbeidscontracten Maken uit de portal HRM-Tools voor Leidinggevenden.
Stap 2
Zorg bij het aannemen van een werknemer voor de zogenoemde Eerstedagsmelding
U moet als nieuwe werkgever uw werknemer aanmelden bij de belastingdienst. Dit is de eerstedagsmelding. Deze melding moet worden gedaan voor aanvang van het dienstverband, dus uiterlijk de dag voor de datum van indiensttreding van de werknemer. Meer over de eerstedagsmelding vindt u elders in deze portal.
Stap 3 (indien van toepassing)
Lees de bepalingen uit de CAO waaronder uw bedrijf valt
Bij het aannemen van een werknemer kan een mogelijke CAO voor uw branche van groot belang zijn. Naast het maandelijkse bruto loon van uw werknemer kunt u te maken krijgen met bijkomende kosten voor vakantiegeld, 13e maand, ziektekosten, scholing, pensioenfonds en reiskosten. De bestaande CAO in uw bedrijfstak is daarbij bepalend. In nagenoeg alle CAO´s zijn afspraken gemaakt over de arbeidsvoorwaarden voor specifieke bedrijfstakken. Ga dus altijd eerst na (via deze Portal) onder welke cao uw bedrijf valt.
Stap 4
Bereken bij het aannemen van werknemer vantevoren de loonkosten
De loonkosten zijn voor u als werkgever ongeveer dertig procent hoger dan het brutoloon dat uw werknemer ontvangt. U betaalt immers ook een deel van de verzekeringen en andere bijkomende kosten. Naast het pensioen zijn dit het vakantiegeld (meestal acht procent van het brutoloon) en de dertiende maand. Hierover worden loonbelasting en premies geheven, die u als werkgever moet afdragen. Overleg dit aspect met uw accountant of boekhouder en vraag deze wat u financieel gezien moet doen bij het aannemen van werknemer!
Stap 5
Wat gaat u doen met het Pensioen van uw werknemer?
Voor iedere werknemer gelden sociale verzekeringen wat betreft de pensioenrechten (AOW en ANW). Als werkgever kunt u aanvullende pensioenvoorzieningen aanbieden, verplicht is dit niet. In de praktijk komt het vaak voor dat een werkgever de pensioenpremie deelt met de werknemer. Meestal wordt ook dit al in de CAO of in de bedrijfstak pensioenfonds geregeld. U bent verplicht dit aan de werknemer te melden. Gaat u een werknemer aannemen dan bent u dus niet verplicht een pensioenvoorziening te treffen.
Stap 6
Meld u als werkgever aan bij de belastingdienst i.v.m. loonheffingen
Als werkgever krijgt u bij het aannemen van personeeel ook te maken met loonheffingen van de belastingdienst. Loonheffingen is een verzamelnaam voor:
• Loonbelasting / premie volksverzekeringen
• De inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet (Zvw)
• De premies werknemersverzekeringen (WW en WAO/WIA)
Meer informatie hierover vindt u in het handboek loonheffingen. Deze ontvangt u van de Belastingdienst als u u werknemer aanneemt. U moet zich telefonisch of online aanmelden.
Stap 7
Hoe gaat u bij het aannemen van een werknemer de loonadministratie voeren?
Behalve de al gemelde contracten en belastingverplichtingen komt er ook een stuk extra administratie bij kijken. Bijvoorbeeld de loonadministratie. De loonadministratie bestaat uit verschillende formulieren en berekeningen. Denk daarbij aan formulieren als de loonstaat, de loonstrook en de jaaropgave. Dit zijn allemaal formulieren die van belang zijn om het loon en verschuldigde bedragen te berekenen. Advies: Besteed de loonadministratie als het even kan uit aan een hierin gespecialiseerd kantoor. Het gaat om ingewikkelde materie die jaarlijks weer verandert.
Stap 8
Denk bij het aannemen van een werknemer na over benodigde nieuwe verzekeringen
U moet niet alleen nieuwe dingen regelen, ook bestaande regelingen moet u aanpassen als u werkgever wordt. Bijvoorbeeld de aansprakelijkheidsverzekering van het bedrijf die moet worden aangepast aan de aansprakelijkheid van de werknemer, aan klanten of aan derden. Ook de bedrijfsschadeverzekering moet worden aangepast. De vaste lasten stijgen immers en dat moet hierin meegenomen worden. Tevens kunt u kijken of er nieuwe verzekeringen nu rendabel voor u zijn.
Verzekeringen die afgesloten moeten of kunnen worden bij het aannemen van een werknemer zijn:
• ziekteverzuimverzekering,
• de WAO- gat verzekering,
• een collectieve ongevallenverzekering,
• pensioenverzekering.
Meer informatie en tool voor Arbeidscontract?
Heeft u behoefte aan juridische ondersteuning en wilt u zelf een arbeidsovereenkomst op maat kunnen samenstellen met hulp van onze arbeidsrechtadvocaat? Meld u dan aan voor HRM-Tools voor Leidinggevenden. Speciaal ontwikkeld voor werkgevers in het MKB.
Juridisch adviseur Arbeidsrecht nodig?
Bent u als leidinggevende bezig met de voorbereiding van een besluit.
Zodat u een advies nodig heeft van een gespecialiseerd Juridisch Adviseur Arbeidsrecht?
Bijvoorbeeld op het gebied van:
- Het aannemen of ontslaan van personeel;
- Een voorgenomen reorganisatie;
- Of personeelsbeleid.
Neem dan contact op met Groenendaal, Juridisch Adviesbureau voor Arbeidsrecht te Hilversum.
Dit bureau geeft u praktisch advies gericht op concreet resultaat, tegen betaalbare tarieven.
Het eerste gesprek is altijd gratis.
U kunt bellen met (T) 035 6 42 10 52
Meer informatie: www.groenendaal.nu
Abonneer je op onze gratis nieuwsbrief
|
