Over Reiskostenvergoeding: Bepalen van hoogte Reiskostenvergoeding blijft maatwerk
Uw vaste werknemer mag u een vaste reiskostenvergoeding geven van € 0,19 per kilometer. Deze reiskostenvergoeding kunt u hanteren voor zowel woon-werkverkeer als voor zakelijke ritten. Deze reiskostenvergoeding is onbelast en u hoeft er als werkgever geen premie over te betalen. Het bepalen van de hoogte van de reiskostenvergoeding die uw werknemer ontvangt, blijft echter maatwerk en hangt af van verschillende factoren.
Hoogte reiskostenvergoeding
De hoogte van de reiskostenvergoeding moet overeenkomen met het daadwerkelijk aantal gereden kilometers. Voor het vaststellen van de vergoeding, kunt u uitgaan van ongeveer 214 gewerkte dagen per kalenderjaar. Bij dit aantal is rekening gehouden met vakantie, verlof en ziekte. Uitgangspunt voor de berekening van de reiskostenvergoeding is het aantal werkdagen op jaarbasis, verminderd met 46 dagen voor vakantie, ziekte en dergelijke.
Reiskostenvergoeding voor personeel in deeltijd
Voor personeel in deeltijd moet u de regeling voor de reiskostenvergoeding naar evenredigheid toepassen. Dit kunt u ook doen door een vaste vergoeding per week of maand vast te stellen als reiskostenvergoeding. Als uw werknemer minder dan vijf dagen per week werkt, de dienstbetrekking in de loop van het kalenderjaar is begonnen of wordt beëindigd of de reisafstand wijzigt, moet u het aantal van 214 en 150 dagen naar evenredigheid toepassen.
Voorbeeld berekening reiskostenvergoeding
Een werknemer werkt vier dagen in de week en moet 50 kilometer reizen naar kantoor. Voor de reiskostenvergoeding rekent u dan met 4/5 x 214 = 171 dagen. Het totale jaarbedrag is 171 x 100 kilometer x € 0,19 = € 3.249 wat neerkomt op € 270,- per maand.
Grens belastingvrije reiskostenvergoeding
Of uw werknemer nu op de fiets, met de auto of met het openbaar vervoer reist, de hoogte van de belastingvrije reiskostenvergoeding is voor alle vervoermiddelen € 0,19 per kilometer. Dit gaat op zolang de afstand tussen de woning van uw personeelslid en uw bedrijf minder is dan 150 kilometer.
Vaste reiskostenvergoeding
U kunt een werknemer die meer dan 150 kilometer aflegt ook een vaste vergoeding geven. In dat geval berekent u achteraf de toe te kennen reiskostenvergoeding in de vorm van een nacalculatie. De werknemer levert dan een deel van de vergoeding weer in of u rekent het bovenmatig verkregen deel tot het loon.
Vaste reiskostenvergoeding voor parttimers
U mag ook een vaste reiskostenvergoeding geven voor woon-werkverkeer met een bepaalde vaste regelmaat. Dit is bijvoorbeeld aan de orde als u parttimers in dienst heeft. De kosten moeten dan zijn gespecificeerd naar aard en veronderstelde omvang. U kunt de vergoeding baseren op het aantal keren per jaar dat uw werknemer vermoedelijk zijn woon-werktraject zal afleggen en de lengte van het traject.
Openbaar vervoer en reiskostenvergoeding
Een personeelslid dat volledig of gedeeltelijk met het openbaar vervoer reist, krijgt als reiskostenvergoeding:
- een belastingvrije vergoeding van de werkelijke kosten, òf
- een belastingvrije vergoeding van een wettelijk vastgesteld bedrag.
Werkelijke reiskostenvergoeding openbaar vervoer
Onder de volgende voorwaarden kunt u de werkelijke kosten van het reizen per openbaar vervoer aan het personeel vergoeden:
- de vervoerbewijzen worden aan u overhandigd, nadat de geldigheidsdatum is verlopen;
- u administreert de vervoerbewijzen;
- uit de administratie kan duidelijk een verband worden opgemaakt tussen de verstrekte vergoeding en de ingeleverde vervoerbewijzen;
- de vervoerbewijzen zijn beschikbaar voor controle door de Belastingdienst.
U hoeft in dat geval niet de daarmee verband houdende reisdagen en de afgelegde - OV-afstand te registreren. Dat moet wél als u een onbelaste vergoeding geeft van maximaal € 0,19 per kilometer. U mag overigens voor uw personeel een voordeelurenkaart aanschaffen zonder hierover belasting te hoeven betalen.
Meer informatie over Reiskostenvergoedingen?
Wilt u meer weten over Reiskostenvergoedingen en de manier waarop u deze berekent? Meld u zich dan aan als gebruiker van HRM-Tools voor Leidinggevenden.
Abonneer je op onze gratis nieuwsbrief
|
