Zakendoen met Marketingadviesbureaus
U beschikt als ondernemer over veel kennis en ervaring op uw vakgebied. U kent uw eigen markt als geen ander. Toch kunnen er goede redenen zijn om een marketingadviseur in te schakelen. Bijvoorbeeld omdat u op zoek bent naar een deskundig klankbord om uw ideeën te ventileren. Of omdat u even vast zit en iemand nodig hebt om de zaak weer vlot te trekken.
Vertrouwen
Wat geldt voor elke externe adviseur geldt ook voor een marketingadviseur. Het inschakelen van zo iemand is een kwestie van vertrouwen. Van beide kanten. U moet er als ondernemer vanuit kunnen gaan dat alles wat u met uw adviseur bespreekt vertrouwelijk blijft en dat u te maken hebt met een marketingadviseur die zijn vak verstaat. Uw adviseur mag verwachten dat hij of zij alles te horen en te zien krijgt wat voor een goed advies nodig is. Hij moet alle ins en outs kennen om tot een weloverwogen en gefundeerd oordeel te kunnen komen.
Marketingadviseurs richten zich bij hun advisering met name op uw product of dienst en de productontwikkeling. Vragen die met name door marketingadviseurs beantwoord kunnen worden zijn:
• welke consument heeft behoefte aan welk product?
• wat zijn maatschappelijke tendensen in relatie tot de verkoop?
• wat zijn trends voor de korte en voor de lange termijn?
• hoe en met welke producten kan een bedrijf daar het best op inspelen?
De mogelijke reden voor het inhuren van een marketingadviseur zetten wij voor u op een rij.
Objectiviteit
U wilt een objectief oordeel van iemand die ervaring heeft met andere bedrijven die vergelijkbaar zijn met uw bedrijf. Iemand die zich nog niet heeft ‘vastgebeten’ in de specifieke situatie van uw bedrijf en daardoor nog van een afstand naar uw bedrijf kan kijken.
Een deskundige adviseur kijkt naar situaties met het oog van een deskundige buitenstaander. Uw medewerkers zullen zijn oordeel als buitenstaander makkelijker aanvaarden dan dat van een intern iemand.
Professionaliteit
Een professionele consultant is iemand die ervaring heeft en is getraind in het afbakenen van problemen, het stellen van de juiste vragen en het samen met de opdrachtgever gestructureerd zoeken naar de beste oplossing.
Capaciteit
Een belangrijke reden om een marketingconsultant in te huren is de capaciteit. Vaak kunt u als ondernemer te weinig tijd vrijmaken om u in een marketingprobleem te verdiepen en zelf via gesprekken met derden tot een oplossing te komen. Als u een marketingadviseur inhuurt kunt u snel werken naar een goede oplossing van uw commerciële probleem, zonder uzelf en uw medewerkers extra te belasten.
Als u een marketingadviseur inhuurt betekent dit overigens niet dat het u geen tijd gaat kosten. Natuurlijk kan een consultant wel veel voorbereidend en ondersteunend werk voor u doen. Maar u zult tijd vrij moeten maken om de vragen van uw marketingadviseur te beantwoorden en bepaalde opdrachten die hij u verstrekt uit te voeren.
Ervaring
Hebt u een specifiek marketingprobleem dan gaat het veelal om een eenmalig probleem waar u niet dagelijks mee te maken hebt. Het kost u dan relatief veel tijd om zelf dit probleem op te lossen. Een marketingadviseur heeft uw specifieke marketingprobleem bij andere bedrijven vaker opgelost en weet daardoor welke fouten moeten worden vermeden en welke stappen moeten worden gezet naar een oplossing.
Vaardigheden
Als uw bedrijf behoefte heeft aan specifieke vaardigheden (zoals het ontwikkelen van een missie of het trainen in klantgerichtheid) dan is dit een goede reden om een marketingadviseur in te huren. Deze beschikt over de nodige vaardigheden om het voortouw te kunnen nemen en ervoor te zorgen dat het beoogde resultaat wordt bereikt.
Soorten adviseurs
Er zijn veel verschillende soorten marketingadviseurs op de markt. Elk richten zij zich op een bepaald aspect van het totale marketingveld. U kunt ze indelen in een van de volgende vier typen marketingadviseurs.
Vier belangrijkste verschillende typen adviseurs zijn:
• de marketingexpert;
• de procesbegeleider;
• het klankbord;
• de coach.
De marketingexpert
De marketingexpert verstrekt een advies zonder verdere begeleiding. U hebt een marketingvraag of marketingprobleem. De adviseur komt bij u langs en lost het voor u op. Deze adviseur huurt u vooral in vanwege zijn specialistische kennis.
De procesbegeleider
De procesbegeleider huurt u met name in om samen met u een marketingproces te doorlopen. Bijvoorbeeld het schrijven van een marketingplan of het klantgerichter maken van uw organisatie. De procesbegeleider neemt bij het adviesproces het voortouw en geeft de richting en het tempo van het traject aan. Hij zorgt ervoor dat u als opdrachtgever zult uitkomen waar u wilt wezen.
Klankbord
Bij de klankbordfunctie staat de interactie centraal tussen de adviseur en u als opdrachtgever. U huurt zo’n adviseur in als u bijvoorbeeld wel bepaalde ideeën hebt over de richting waarin u met uw marketing wilt gaan de komende jaren, maar hierover eerst met een externe partner wilt brainstormen. U wilt ideeën aangereikt krijgen en van uw adviseur horen wat u goed doet en wat beter kan.
De coach
De marketingcoach neemt vooral de training en opleiding van u en uw medewerkers op zich. Bijvoorbeeld een training voor klantvriendelijkheid of een training voor het werven van nieuwe klanten. Vaak functioneert een coach ook als gesprekspartner en zit deze hiermee deels op het terrein van de klankbordadviseur.
Selectie
Een van de eerste voorwaarden voor het verkrijgen van een goed marketingadvies is zorgen voor de juiste adviseur. Dat is niet gemakkelijk gezien het enorme aanbod op de markt van marketingadviesbureaus en individuele marketingadviseurs. Allen zeggen u goed te kunnen adviseren en willen u graag als klant. Niet allemaal zijn ze echter even competent om u daadwerkelijk te kunnen helpen. Het selecteren van de juiste marketingadviseur vraagt van u dan ook het nodige voorwerk.
Stappenplan
Om een marketingadviseur te kunnen selecteren doorloopt u de volgende stappen uit het stappenplan Keuze marketingadviseur:
Stap 1
Stel vast wat uw adviesbehoeften zijn
Bepaal van tevoren wat u met het marketingadvies wilt bereiken. Hoe specifieker u uw doel formuleert, des te beter. U wilt na afloop van het adviestraject kunnen beoordelen of de adviesopdracht is geslaagd en of u via uw marketingadviseur uw doel hebt bereikt.
Zo moet uw adviesbehoefte bijvoorbeeld niet als volgt zijn geformuleerd:
‘Onze omzet moet omhoog\'
maar:
\'Wat moeten we doen om via het binnenhalen van nieuwe klanten onze bruto-omzet te verhogen met 20%?\'.
of:
‘Hoe moeten wij onze klantenservice verbeteren, zodat het aantal klachten kan worden teruggebracht van tweehonderdvijftig tot minder dan vijftig per jaar?’
Omschrijf dus eerst voor uzelf exact wat uw probleem is. Inventariseer vervolgens welke kennis en vaardigheden u in huis hebt binnen het bedrijf en waar u een bepaalde aanvulling nodig hebt. Maak op basis hiervan een gerichte taakopdracht. Deze taakopdracht is niet alleen nodig als leidraad voor een eerste gesprek (zie stap 4), maar ook als uw eigen kader. Het geeft als het ware aan in hoeverre een ander zich met uw marketingzaken mag bemoeien. Want uw adviseur moet niet alles tegelijk bij u komen aanpakken.
Als u behoefte hebt aan een marketingadvies van een externe adviseur, vraag uzelf dan eerst af of en waarom u zo iemand nodig hebt. Bedenk dat een externe adviseur een bepaalde houding vraagt van u als opdrachtgever. Bent u bijvoorbeeld iemand die op eigen kracht uw bedrijf hebt opgebouwd, dan is het goed mogelijk dat u niet zo goed bent in delegeren en het luisteren naar de adviezen van anderen. Bedenk dat deze eigenschappen een eerste voorwaarde zijn voor het succesvol inschakelen van een marketingadviseur.
Stap 2
Wat voor adviseur hebt u nodig?
Marketingadviseurs zijn er in allerlei soorten en maten. Er zijn adviseurs op de markt die zich met name richten op strategische vraagstukken, op communicatievraagstukken of bijvoorbeeld op marktonderzoek. Bepaal daarom eerst aan de hand van uw adviesbehoefte uit stap 1 wat voor type adviseur u nodig hebt en aan welke eisen deze volgens u zou moeten voldoen.
Bedenk dat iedereen zich vrij marketingadviseur mag noemen. Het gaat om een zogenoemd vrij beroep. Dat betekent voor u dat u relatief veel tijd zult moeten steken in het selecteren van de juiste adviseur.
Stap3
Stel een lijst op van mogelijk in te huren adviseurs
Zodra u weet wat voor type adviseur u nodig hebt, kunt u op zoek gaan naar een geschikt adviesbureau of individuele adviseur. U kunt verschillende dingen doen om aan namen te komen van in principe geschikte adviseurs.
• Ga te rade bij bijvoorbeeld uw vrienden, familie of kennissen bij andere bedrijven. Vaak hoort u goede namen en mogelijke valkuilen waarmee u rekening dient te houden.
• Vraag uw eigen branchevereniging. Wellicht beschikken zij over een lijst met mogelijke kandidaten die zich in uw branche hebben bewezen.
• Vraag een lijst met adviesbureaus op bij uw plaatselijke Kamer van Koophandel, beroepsvereniging of ondernemersvereniging. Bedenk hierbij echter wel dat u alleen een lijst met namen krijgt en geen lijst met bedrijven die aan een bepaald keurmerk voldoen. Uw Kamer van Koophandel mag u niet specifieke namen van bureaus aanbevelen.
• Kijk op Internet. Kleine en gespecialiseerde bureaus kunt u vinden op Internet . Bijvoorbeeld via de Vereniging van zelfstandige organisatieadviseurs (ZOA) (www.zoa.net). Bij de website van de ZOA klikt u op ‘De bureaus’ waarna u via een zoekscherm kunt zoeken naar marketingadviesbureaus.
Maak een lijst waarbij verschillende categorieën zijn vertegenwoordigd. Zowel een wat groter en gerenommeerd bureau als een klein maar reeds langer bestaand en startend bureau moet op uw lijstje voorkomen. Pas dan kunt u goed vergelijken.
Stap 4
Leer de door u gekozen kandidaten eerst beter kennen
Als u een aantal namen van in principe geschikte bureaus op een rij hebt, vraagt u ze afzonderlijk om een intakegesprek.
U maakt een afspraak met bijvoorbeeld drie verschillende kandidaten op uw lijstje en vertelt dat u vrijblijvend met hen over en mogelijke adviesrelatie wilt praten. Bij een goede adviseur zal zo’n eerste kennismaking gratis zijn, tenzij hij of zij om een offerte te kunnen uitbrengen eerst relatief veel voorwerk voor u moet gaan verrichten.
In dat geval dient de betreffende adviseur dat duidelijk aan te geven, zodat daarover geen misverstanden bestaan.
Laat de betreffende bureaus al direct bij de uitnodiging weten dat u verschillende bureaus hebt benaderd. Op deze manier weten ze dat ze de concurrentiestrijd met andere adviseurs aan moeten gaan om uw adviesopdracht te krijgen. Willen ze dat niet, dan vallen ze automatisch af.
Tijdens dat intakegesprek maakt u kennis met het betreffende bureau en met de betreffende marketingadviseur. Beoordeel de bureaus op basis van de criteria zoals u die bij stap 1 hebt geformuleerd. Dit kan schriftelijk, telefonisch of in een gesprek.
Begin het gesprek met de door uzelf geformuleerde taakomschrijving en opdracht. Laat de tegenpartij hun ideeën vervolgens ventileren, vraag ze om hun mening en vraag om praktische suggesties.
Checklist
De checklist Intakegesprek marketingadviseur geven u aandachtspunten die u tijdens het intakegesprek aan de orde kunt stellen.
• Wat is de ervaring van de adviseur in uw branche?
• In hoeverre kent de adviseur uw branche?
• Welke specialismen heeft de adviseur?
• Wat is zijn aanpak, welke methode gebruikt hij of zij?
• Welke ervaringen heeft de adviseur die vergelijkbaar zijn met uw situatie?
• Werkt de adviseur ook voor uw concurrenten? Is er een mogelijk probleem van het adviseren van dezelfde adviseur van uw concurrenten waarbij ongewenst verstrengeling van klantenkennis kan plaatsvinden?
• Hoe waarborgt de adviseur dat uw informatie vertrouwelijk blijft?
• Welke service en nazorg levert de adviseur?
• Is de adviseur aangesloten bij een bepaalde beroepsvereniging?
• Wat zijn zijn laatste adviesopdrachten geweest?
• Heeft de adviseur er bezwaar tegen als u daar eens naar de kwaliteit van het werk van de betreffende adviseur informeert?
• Met wie werkt de adviseur zoal samen?
• Op welke wijze brengt de adviseur het advies uit?
• Hoe houdt het adviesbureau u als klant op de hoogte van de voortgang van het adviestraject. Bijvoorbeeld in de vorm van korte verslagen van de adviesgesprekken?
• Hoe frequent is het adviescontact?
• Houdt de adviseur met u regelmatig een evaluatiegesprek?
• Bestaat de mogelijkheid tot het bijstellen van de adviesopdracht als tijdens het adviestraject mocht blijken dat dit noodzakelijk is? Wat zijn de financiële gevolgen daarvan?
• Is er de garantie voor een vaste adviespersoon of loopt u het risico dat u te maken krijgt met een andere adviseur dan waarop u had gerekend?
Bij een groot project kan aan diverse bureaus worden gevraagd een offerte uit te brengen op basis van de eigen probleemspecificatie. Besef dat het maken van een offerte een aanzienlijke inspanning van de consultant vergt en wees bereid er zelf ook tijd in te steken.
Soms is diegene die uiteindelijk het werk komt doen een ander dan die met wie het eerste gesprek is gevoerd. Zorg er daarom voor dat de gesprekken plaatsvinden met de man of vrouw die de opdracht daadwerkelijk zal uitvoeren. Stel vragen over specifieke ervaring en deskundigheid. Mocht de betreffende consultant onvoldoende vertrouwen wekken, ga dan door met de volgende kandidaat op uw lijstje. Bedenk dat advisering een vak is dat alleen via mensen kan worden uitgeoefend!
Stap 4
Kies voor de beste adviseur
Selecteer uiteindelijk de adviseur van het marketingadviesbureau dat bij u het meeste vertrouwen wekt. Praat met de consultant die het werk gaat doen.
Kiezen is vaak lastig als er verschillende bureaus zijn waarmee u in principe wel in zee wilt gaan. De volgende aandachtspunten kunnen u dan wellicht helpen om toch een afgewogen keuze te kunnen maken.
• Bij welk bureau had u het gevoel dat de betreffende adviseur u het best begreep en bij u paste?
• Met welke gesprekspartner ‘klikte’ het het best?
• Wie vond u het meest betrokken en geïnteresseerd in uw probleem?
• Wie stelde de meest relevante vragen?
• Wie komt met zijn voorstel voor een aanpak het meest realistisch over?
Het advies
Als u eenmaal een adviesopdracht hebt verstrekt en de adviseur gaat voor u aan de slag, houd dan als opdrachtgever altijd zelf de controle over het adviesproces.
Zorg dat u blijft begrijpen wat uw marketingadviseur doet en waarom. Krijgt u het gevoel dat deze u iets probeert wijs te maken of dat deze te weinig toegevoegde waarde biedt (‘wat heb ik hieraan, dat had ik zelf ook wel gekund’), stop dan met de betreffende adviseur.
Geef voldoende sturing en laat niet te veel over aan uw adviseur. U blijft immers zelf degene die over het marketingadvies beslist. Huurt u een deskundige in op basis van expertise (bijvoorbeeld een marktonderzoeksbureau) dan zult u van deze adviseur meer op voorhand moeten aannemen dan van een adviseur die u inhuurt om met u te klankborden (bijvoorbeeld een adviseur voor marketingstrategie). Zorg dat de adviesaanpak en de adviezen bij uw bedrijfscultuur en uw specifieke bedrijfssituatie passen. U zult immers zelf de adviezen moeten uitvoeren.
De kosten
Grofweg zijn er voor het inhuren van een marketingadviesbureau drie mogelijkheden om tot een prijs te komen:
• de fixed fee;
• het uurtarief;
• prijs afhankelijk van het resultaat.
Fixed fee
Bij een fixed fee gaat het om een vast bedrag waarvoor de adviseur een adviesopdracht wil uitvoeren. De hoogte van dit bedrag staat vast. Dat betekent dat het risico van een te krap berekende adviestijd (meer tijd nodig dan gedacht) voor rekening van de adviseur komt.
Uurtarief
Bij een uurtarief wordt gedeclareerd op basis van bestede uren. Dit gebeurt vaak als van te voren onmogelijk is aan te geven hoeveel tijd een adviesopdracht zal gaan kosten. De kosten in de vorm van een uurtarief van een marketingadviseur kunnen sterk uiteenlopen van ongeveer honderd gulden tot soms wel vijfhonderd gulden per uur voor een strategisch advies van een bekend bureau. Het adviestarief van een gemiddeld adviseur bedraagt echter rond de tweehonderd tot driehonderd gulden per uur.
Dit is vaak iets minder als u een grote opdracht verstrekt (vaak wordt zo’n adviesopdracht voor een vast bedrag aangenomen) of als uw adviseur relatief lage overheadkosten heeft. U kunt via de volgende adviezen de hoogte van uw adviesrekening binnen de perken proberen te houden.
Prijs afhankelijk van het resultaat
Een prijs afhankelijk van het resultaat wordt bepaald door het voordeel dat de opdrachtgever met het advies zal behalen.Bijvoorbeeld een bepaalde kostenbesparing uitgedrukt in geld of een te behalen meeromzet.
Advies 1
Stel uw adviseur zoveel mogelijk vragen over de werkzaamheden
Alvorens u een adviseur voor u laat werken is het van belang om zo helder mogelijk te krijgen wat deze precies gaat doen en wat dat gaat kosten. Dit voorkomt dat u later via de nota wordt geconfronteerd met gedeclareerde kosten die u eigenlijk helemaal niet had hoeven of willen maken. Vraag daarom altijd waarom de betreffende adviesactiviteit noodzakelijk is en wat de kosten ervan zijn. Komen deze u erg hoog voor, vraag om een toelichting. Het is altijd mogelijk dat uw adviseur u onevenredig veel geld rekent voor bepaalde handelingen.
Stel ook vragen over de inhoud van de declaratie:
• wordt alleen advies berekend of ook reis- en verblijfkosten?
• worden de uren van de reistijd ook doorberekend?
• is er een bepaald maximum aan het te declareren bedrag voor het advies of wordt zonder een bepaalde limiet gedeclareerd op uurbasis?
• is ‘no cure, no pay’ mogelijk?
• zijn er nog bijkomende onvoorziene kosten mogelijk?
• wat is de wijze van betaling? Is bijvoorbeeld een voorschot vereist?
Advies 2
Stel zoveel mogelijk grenzen aan de adviesdiensten
Een adviseur wil u in principe zoveel mogelijk verschillende adviesdiensten aanbieden. En dat is logisch, want een adviseur leeft van zijn adviezen. Bedenk echter wel dat niet alle adviesdiensten even noodzakelijk zijn. Onnodige adviesactiviteiten waar u wellicht niet eens om hebt gevraagd maken het advies onnodig duur.
Voorbeeld
Bij marketingadviseurs gebeurt het nog wel eens dat ze u een marketingopdracht geven om zelf mee aan de slag te gaan. Bijvoorbeeld het invullen van een vragenlijst, waarbij apart advieskosten in rekening worden gebracht voor het ontwikkelen van deze vragenlijst. Overtuig u ervan dat deze lijst inderdaad voor u speciaal is ontwikkeld en niet is gekopieerd uit een marketingboek of marketingmap of van Internet is gehaald. Blijkt bij navraag dit laatste het geval, spreek dan met uw adviseur af dat u alleen advieskosten wilt betalen voor de daadwerkelijk bij u op kantoor gemaakte adviesuren van de adviseur.
Zorg ervoor dat het begin- en het eindpunt van het adviestraject duidelijk is gemarkeerd. U loopt anders het risico dat het adviestraject onnodig lang blijft doorlopen en dat uw adviesrekening daardoor te hoog wordt.
Advies 3
Bereid u goed voor
Als u de adviesgesprekken goed voorbereid door u in te lezen in het betreffende onderwerp hoeft uw marketingadviseur u niet meer alles uit te leggen. Dat scheelt veel tijd en dus advieskosten. Bedenk dat elk uur dat uw adviseur met u om de tafel zit betaald moet worden.
Advies 4
Vraag om een maandelijkse factuur
Een goede adviseur declareert maandelijks voor de gerealiseerde adviesuren. Dat vraagt echter wel de nodige administratieve discipline van uw adviseur. Niet iedereen beschikt daarover. Om toch grip te houden over uw advieskosten is een regelmatige declaratie noodzakelijk. U voorkomt hiermee dat u na bijvoorbeeld een halfjaar ineens wordt geconfronteerd met een uiterst hoge rekening. In een periode van een maand kan een rekening nou eenmaal niet zo sterk oplopen als in de periode van bijvoorbeeld een halfjaar of een jaar.
Advies 5
Vraag om een gespecificeerde rekening
Neem er geen genoegen mee als u alleen het eindbedrag gefactureerd krijgt. U hebt er recht op om te weten hoe uw adviesrekening is opgebouwd. Pas dan kunt u zien en nagaan welke advieshandelingen zijn verricht en hoeveel dit heeft gekost.
Tot slot
Als u met een professioneel adviseur in zee gaat, mag u ook kwalitatief goed advieswerk verwachten. Dat betekent dat u als opdrachtgever uw adviseur kunt aanspreken op de kwaliteit van hun adviezen. Maak dit van te voren goed duidelijk. In de praktijk betekent dit dat u:
• een slechte adviseur niet accepteert en vraagt om een betere;
• slecht geformuleerde en onduidelijke adviesrapportages terugstuurt;
• eist dat uw adviseur het nieuwste en beste materiaal gebruikt;
• uw teleurstelling direct uitspreekt en garanties zult vragen voor verbetering;
• het adviesproces zult stopzetten en zult overstappen naar de concurrent op het moment dat er geen verbetering optreedt.
Portals speciaal voor Ondernemers en Managers
Personeel
Wilt u met het leidinggeven aan personeel minder tijd kwijt zijn en professioneler leidinggeven?
Kijk dan op HRM-Tools voor Leidinggevenden
Financieel
U wilt als ondernemer meer grip op uw Financiële Zaken? Uw Jaarcijfers analyseren, Prognoses en Kostenberekeningen Maken, enzovoort?
Kijk dan op Financieel Sterk Ondernemen (FSO)
Sales
U wilt met een sterkere aanpak van uw verkoop meer omzet maken? Met tools voor bijvoorbeeld het schrijven van sterke verkoopbrieven, belscripts, scorende offertes, verkoopplannen, verkoopprognoses en verkoopoverzichten?
Kijk dan op Orders en Opdrachten binnenhalen
Abonneer je op onze gratis nieuwsbrief
Dit artikel behoort tot onze portal Orders & Opdrachten Binnenhalen. Deze portal wordt wekelijks aangevuld met nieuwe rekentools en adviezen.
Tip
Wilt u zich niet aanmelden als gebruiker, kijk dan eens in onze webshop bij de CD-ROMS en losse software.
CD-ROM Acquisitie
CD-ROM Offertes Schrijven
CD-ROM Offertemanager
Software Offerteberekeningen Maken (versie Zakelijke Dienstverlening, Productie en Ambacht)
Software Offerteberekeningen Maken (versie Detailhandel en Groothandel)
Software Offertes Schrijven
Software Verkoopbrief Schrijven
Software Belscript Schrijven
|
