Tegenwoordig worden de meeste persberichten per e-mail verzonden. De meeste redacties hebben een voorkeur voor een persbericht per e-mail. Dat werkt veel sneller omdat de papieren tekst niet meer digitaal hoeft te worden gemaakt. Heeft u een tekst geschreven voor een persbericht en verzendt u dat per e-mail, let dan op de volgende aandachtspunten.
Aandachtspunt 1 Plaats uw persbericht in de e-mail zelf en stuur dus geen bijlage mee met daarin de tekst van het persbericht
U loopt het risico dat een journalist uw bestand niet kan openen. Bijvoorbeeld omdat het bestand is beschadigd of door een virusscanner is verwijderd.Zorg dus dat uw persbericht direct in de e-mail is te lezen. Dat vergemakkelijkt het zogenoemde “knippen en plakken”.
Aandachtspunt 2 Zet in het ‘Onderwerp’ boven uw mail: PERSBERICHT en type vervolgens de titel van het persbericht
Kies daarbij voor de instelling 'tekst zonder opmaak' van uw mailprogramma en dus niet de variant 'tekst met html-opmaak'. Dan weet u zeker dat het persbericht goed leesbaar is.
Hetzelfde geldt voor de keuze van een eigen lettertype of het plaatsen van een subtiele achtergrond. Ook al is dit technisch gezien mogelijk, u weet hoe de ontvanger uw mailbericht binnenkrijgt. Liever niet doen dus.
Aandachtspunt 3 Let op bij het versturen van u persbericht naar een mailbestand
Gebruik daarvoor het BCC-veld en dus niet het CC-veld. Gebruikt u het CC-veld dan ziet iedere ontvanger waar u het bericht nog meer naartoe heeft gezonden. Niet goed voor uw privacy! Mail het persbericht dus aan uzelf (uw mailadres komt in het CC-Veld) en stuur een zogeheten blind carbon copy (BCC, zit als optie in uw mailprogramma) naar uw persbestand.
Aandachtspunt 4 Zorg voor een goede archivering
Maak een archief op uw pc van verzonden persberichten. Zodat u eerder verzonden persberichten gemakkelijk en snel kunt terugvinden. De software Persbericht Schrijven voorziet in een database waarin alle door u gemaakte persberichten automatisch worden opgeslagen voor later hergebruik of raadplegen.
Tip Heeft u zelf weinig mailadressen van relevante pers, overweeg dan gebruik te maken van betaalde persberichtverzenders zoals persbericht.com , perssupport.nl of het Nederlands Interactief Persbureau. Zoek in ieder geval een verzender die voldoende adressen in uw branche of sector.
Tools voor de Communicatie Praktijk Heeft u behoefte aan digitale ondersteuning in de vorm van Tools, Stappenplannen, Checklists en Voorbeeldmodellen? Kijk dan eens op de portal Tools voor de Communicatie Praktijk. U kunt daar gebruik maken van meer dan honderd Modellen, Checklists, Stappenplannen en Tools voor een optimale bedrijfscommunicatie. Klik hier voor meer informatie en aanmelden.
