Inzagerecht personeelsdossier: Mag uw werknemer uw personeelsdossier inzien?

Stel uw werknemer komt naar u toe met het verzoek zijn of haar personeelsdossier in te willen zien. Kunt u dat als werkgever weigeren?

Personeelsdossier en de Wet bescherming Persoonsgegevens ( WBP)
De Wet bescherming Persoonsgegevens ( WBP) regelt de bescherming van de persoonlijke gegevens die bedrijven en organisaties over werknemers opslaan. Deze wet geldt ook voor de personeelsadministratie van uw bedrijf. U mag als werkgever dus in een personeelsdossier niet zomaar allerlei persoonlijke informatie over uw werknemer bewaren, zonder dat uw werknemer dat weet.

Onder de WBP vallen gegevens die informatie over een persoon bevatten. Denk bijvoorbeeld aan notities over uitlatingen, opleidingsgegevens, maar ook een foto. Het gaat om gegevens waarmee makkelijk te achterhalen is over welke persoon ze gaan. In de WBP is een aantal specifieke regels opgenomen over personeelsadministraties.

Welke persoonsgegevens mag worden bewaard in een personeelsdossier?
U mag als werkgever in een personeelsdossier informatie voor bepaalde doelen te bewaren. Bijvoorbeeld met het oog op een beoordelingsgesprek of bijvoorbeeld een mogelijk ontslag. Uw werknemer heeft wel recht op inzage in zijn of haar personeelsdossier. Wilt u uw werknemer ontslaan en maakt u daarvoor gebruik van het personeelsdossier, dan kunt u tijdens een ontbindingsprocedure in beginsel alleen gebruik maken van in een personeelsdossier verzamelde informatie. 

{Banner}

Drie richtlijnen met betrekking tot de inhoud van een personeelsdossier
Normale persoonsgegevens voor een personeelsdossier zijn naam, geboortedatum, BSN-nummer, afgeronde opleidingen, titulatuur, salarisbetalingen en bonussen. Werkgevers mogen deze gegevens bewaren zonder de werknemer daarvan op de hoogte te stellen. 

Wilt u als werkgever andere informatie opslaan, zoals gespreksverslagen over telefoon- en internetgebruik, dan moet u dit als werkgever eerst melden bij het College Bescherming Persoonsgegevens. 

Gegevens over een werknemer die u als werkgever in beginsel sowieso niet mag bewaren, zijn gegevens over onder meer seksuele geaardheid, ras, politieke voorkeur, gezondheid en godsdienst. 

Uw werknemer heeft dus het recht om te weten welke informatie u als werkgever over uw werknemer in het personeelsdossier heeft opgenomen. Uw werknemer mag een kopie opvragen van de informatie uit zijn of haar personeelsdossier. Heeft u als werkgever gegevens van derden ontvangen over een bepaalde werknemer, dan moet u uw werknemer hierover informeren. U mag dus als werkgever niet zomaar alle informatie opslaan. Raadpleeg de Wet bescherming Persoonsgegevens.

Hulp nodig bij het inrichten van een personeelsdossier?
Meld u dan aan als gebruiker van de portal HRM-Tools voor Leidinggevenden. U krijgt dan onder meer de beschikking over een Tool voor het aanleggen en onderhouden van een personeelsdossier. Met daarin onder meer een StamkaartVoorblad voor het dossier om de gegevens van uw medewerker overzichtelijk bij te houden. En een Checklist/Overzicht van de verplichte inhoud van het personeelsdossier en regelgeving omtrent het archiveren. Ook een overzicht van de Bewaartermijnen van een personeelsdossier, inclusief een overzicht van de wettelijke bewaarplicht voor alle documenten uit het personeelsdossier. Samen met een Digitaal Formulier om de contactgegevens en medische informatie van een werknemer te registreren. Klik hier voor meer informatie en aanmelden

 

Juridisch adviseur Arbeidsrecht nodig?

Bent u als leidinggevende op zoek naar juridische ondersteuning en advisering met betrekking tot HRM? 

- Omdat uw bedrijf groeit en u allerlei juridische zaken rond uw personeel goed wilt regelen.
- Of omdat u personeel moet ontslaan vanwege een reorganisatie.
- Of vanwege een andere reden?

Neem dan contact op met Groenendaal Juridisch Adviesbureau voor Arbeidsrecht te Hilversum.

Dit bureau geeft u concreet en praktisch juridisch advies, tegen betaalbare tarieven.

Het eerste gesprek is altijd gratis. 

U kunt bellen met  (T) 035 6 42 10 52/ (GSM) 06 55 33 15 13  of het contactformulier invullen.

Meer informatie over Groenendaal Juridisch Adviesbureau: www.groenendaal.nu

Abonneer je op onze gratis nieuwsbrief