Dingen die je nog niet wist over e-facturatie

Elk jaar worden er miljoenen facturen verstuurd tussen bedrijven, leveranciers en klanten. Via de post een factuur sturen, wordt tegenwoordig steeds minder gedaan. Het is veel gebruikelijker om facturen digitaal te versturen. De reden hiervoor is dat het een stuk efficiënter en effectiever is. Ben je benieuwd waarom? In dit artikel vertellen wij jou zes dingen die je nog niet wist over e-factureren.

 

E-facturatie is vanaf 2017 verplicht

Stuur je wel eens facturen naar overheidsinstanties? Let dan goed op, want vanaf januari 2017 dienen alle leveranciers van de overheid bij nieuwe inkoopovereenkomsten hun facturen elektronisch te versturen. De Rijksoverheid vervult hiermee een voorbeeldfunctie. Zij wil andere bedrijven in Nederland prikkelen om dit voorbeeld te volgen, zodat er versneld kan worden overgegaan op e-factureren door alle bedrijven.

 

UBL is de nieuwe standaard

Universal Business Language, ofwel UBL, is de nieuwe standaard wat betreft e-facturatie. UBL wordt door steeds meer bedrijven toegepast voor digitale bedrijfsvoering voor bijvoorbeeld het opstellen van facturen. Deze functionaliteit zorgt ervoor dat een factuur zowel in PDF- formaat als in UBL-formaat wordt aangemaakt en verstuurd. Het PDF-formaat is er voor de leesbaarheid en het UBL-formaat voor een automatisch boekingsvoorstel in het boekhoudsysteem. Wanneer inkomende en uitgaande facturen hieraan voldoen, hoeft er geen handmatige invoering meer worden gedaan. Dit voorkomt verwerkingsfouten en bespaart daarnaast een hoop tijd.

UBL is eenvoudiger

Door elektronisch te factureren neemt het aantal handelingen die je moet verrichten af. Je hoeft de factuur namelijk niet meer te printen, in een envelop te doen en per post te versturen. Het verwerken van de factuur gaat ook een stuk sneller. Je hoeft deze namelijk niet meer handmatig te controleren en administratieve verwerking is ook niet meer noodzakelijk.

 

Je facturen worden sneller betaald
Wanneer je je facturen digitaal met een online facturatieprogramma verstuurt, komen deze sneller bij de klant aan, dan over de post. Hierdoor krijg je dus sneller je betalingen binnen. Uit onderzoek is gebleken dat een digitale factuur zeven dagen eerder wordt betaald dan een papieren factuur.

 

Je automatiseert processen

Facturatie software kan bedrijfsprocessen ook versnellen. Dit doe je door je facturatiesysteem te koppelen aan andere bedrijfssoftware. Met een integratie tussen de Kamer van Koophandel (KvK) en een factuurprogramma kun je automatisch contact- en bedrijfsgegevens uit de database van de KvK halen voor op de betreffende factuur. Veel facturatiesystemen hebben ook de mogelijkheid om een koppeling met de bank te maken. Hierdoor kun je eenvoudig bankafschriften in het systeem laden. Ook kun je een iDeal-link op de factuur bijvoegen en maak je het klanten hiermee een stuk makkelijker om de betaling te voldoen. Ook het archiveren van facturen kan geautomatiseerd worden. Dat scheelt weer een aantal archiefkasten.

 

Je helpt het milieu

Genoeg redenen dus om te gaan e-factureren. Maar, naast de bovengenoemde voordelen voor jou, profiteert het milieu ook van digitaal factureren. Omdat met online factureren alle data digitaal is opgeslagen, heb je ook minder papier nodig. Verder bespaar je op inkt- en portokosten. Hierdoor hoeven minder bomen te worden gekapt en is de CO2-uitstoot een stuk lager. Dit is gunstig voor jou en de natuur. 

Meer informatie?
Klik hier voor meer informatie