Wat kunt u doen tegen Kassafraude?
Fraude bij transacties via de kassa is een vorm van directe verkoopbedreiging. Bij kassafraude verdwijnt immers geld uit de kassa of mist u bepaalde goederen die niet zijn aangeslagen. Wilt u een goede verkoopomzet halen dan zult u voldoende aandacht moeten besteden aan dit verschijnsel.
Door sluitende procedures en regelmatige controles kan deze vorm van fraude worden voorkomen dan wel vroegtijdig aan het licht worden gebracht. Volgens het beveiligingsbedrijf Hoffman uit Amsterdam heeft fraude met contant geld de voorkeur bij werknemers met slechte bedoelingen. Het laten verdwijnen van geld is immers relatief eenvoudig. En wordt het gestolen geld later elders besteed dan is het risico van herkenning van het gestolen geld bijzonder klein. Kassafraude vindt in de praktijk op een aantal verschillende manieren plaats.
Onder meer de volgende vormen komen geregeld voor:
• Het niet of onjuist aanslaan van een geldbedrag. Bijvoorbeeld € 19,95 in plaats van € 199,50. groot verschil bedrag! Dit gebeurt vaak op een manier dat de klant dit niet kan zien. Bijvoorbeeld door de gekozen kassaopstelling of door het blokkeren van het kassavenster. Het verschil tussen het betaalde bedrag en het aangeslagen bedrag steekt de medewerker vervolgens in zijn zak terwijl het kassabedrag nog steeds klopt.
• Het geven van onterechte kortingen aan derden. Bijvoorbeeld onder de noemer 'korting in verband met personeelsaankopen of goede relaties'. Hier zijn twee mogelijkheden: ? de korting wordt op papier verstrekt en door de medewerker in eigen zak gestoken, of de medewerker deelt deze met de klant.
• Het hanteren van verschillende soorten crediteringen, waarbij afgerekende goederen later worden teruggenomen (omruilen) en er een geldbedrag uit de kassa wordt uitgekeerd. Als er geen controle is op de aanwezigheid van teruggenomen goederen kan ook hier fraude plaatsvinden; wat voor fraude?
• Het gebruikmaken van de mogelijkheid af te rekenen op basis van een subtotaal. Bij sommige kassa’s bestaat die mogelijkheid. Heeft de klant eenmaal afgerekend dan wist de betreffende medewerker de hele transactie en steekt vervolgens het betaalde geld in eigen zak.
De volgende preventieve maatregelen helpen kassafraude voorkomen:
Maatregel 1
Ontwerp veiligheidsprocedures
Allereerst dient een procedure op papier te worden uitgewerkt. Bespreek deze maatregelen met uw personeel. Zet ze daarna op schrift en deel ze uit aan het voltallige personeel.
Inventariseer eerst uw specifieke risico’s in uw winkel en ontwerp vervolgens passende veiligheidsprocedures om deze risico’s te minimaliseren. Let in het bijzonder op het nemen van maatregelen en het maken van afspraken rond personeelsaankopen. Deze mogen nooit via de kassa lopen maar uitsluitend via de salarisadministratie.
Let ook in het bijzonder op het uitvoeren van controle op geruilde artikelen. Als een artikel is omgeruild, moet eerst worden gecontroleerd of dit artikel daadwerkelijk door de klant is ingeleverd. En dat het juiste bedrag aan de klant is teruggegeven. Dit bedrag moet kloppen met het aangeslagen retourbedrag op de kassa. Spreek bijvoorbeeld af dat een beperkt aantal mensen in uw winkel bevoegd zijn om artikelen om te ruilen.
Ook is het van belang speciaal te letten op het beheer van de kassasleutels. Zijn er geen sleutelprocedures voor de afstortkluis dan kunnen onbevoegden zich makkelijker toegang verschaffen tot het kasgeld. Zeker als de sleutels van de kassa op een plek worden opgeborgen die iedere medewerker inmiddels kent. Op deze wijze is een kassa wel heel makkelijk toegankelijk voor onbevoegden.
Preventieve maatregelen
U kunt daarnaast denken aan de volgende preventieve maatregelen:
• Leg de uitvoering van werkzaamheden en de controle erop bij verschillende personeelsleden;
• Controleer inkoop, voorraadbeheer en verkoop, breng cijfers met elkaar in verband en ga afwijkingen na. Hoe gaat u om met declaraties? Hoe gaat u om met relatiegeschenken? Mogen personeelsleden gereedschap, apparatuur en voertuigen voor privé-doeleinden gebruiken? Maak over dit soort zaken duidelijke afspraken met uw personeel in de vorm van huisregels.
• Ga de betrouwbaarheid van afnemers en leveranciers na;
• Zorg voor beveiliging van uw computerbestanden;
• Trek, wanneer u iemand in dienst neemt, zijn of haar referenties na;
• Beperk de bevoegdheden van stagiaires en uitzendkrachten er zorg ervoor dat zij goed begeleid worden;
• Beveilig de computers tegen onbevoegd gebruik. Regel de toegang tot uw computernetwerk via wachtwoorden;
• Maak afspraken met uw personeel over geheimhouding en zet die afspraken op papier;
• Stimuleer pinbetalingen;
• Zorg voor bouwkundige en elektronische voorzieningen, zoals een camera boven de kassa die de handelingen van uw kassapersoneel registreert.
Maatregel 2
Maak afspraken met uw personeel
Maak afspraken met uw personeel over het toepassen van de ontwikkelde veiligheidsprocedures. Wie voert de kastellingen uit en controleert deze met de kassastaten? Wie roomt de kassa af als er teveel contant geld in zit? Wie zorgt voor de overdracht van de kassa en de afstortingen bij de bank? En wie controleert al deze handelingen?
Een belangrijk aandachtspunt is in dit verband ook het verschijnsel van de kasverschillen. Het gebeurt in de praktijk nog wel eens dat er geen adequate controle is op kasverschillen. Welke afspraken gelden in uw bedrijf als er kasverschillen optreden? Bij wie moeten deze worden gemeld en wat zijn de gevolgen voor degene die aan de kassa werkt? Er zijn bedrijven die afspreken dat kasverschillen geheel of gedeeltelijk met het loon worden verrekend.
Maatregel 3
Voer regelmatig controles uit
Voer controles uit; niet alleen systematisch en regelmatig, maar ook onverwacht en steekproefsgewijs. Hierdoor spoort u mogelijke fraude vroegtijdig op. Tevens kunt u dan voorkomen dat kassaldi onnodig oplopen en stortingen bij de bank achterwege blijven. Er dient frequent te worden gecontroleerd daar waar goed werkende kassa’s ontbreken, er genoegen wordt genomen met steeds optredende 'storingen' en waar lijsten niet compleet of onleesbaar worden ingevuld of niet worden geparafeerd.
Praktijk
Bij de meeste bedrijven bestaan bovenstaande procedures en maatregelen in principe vaak wel. Het bewaken van deze procedures via controles ontbreekt in de praktijk nog wel eens waardoor fraude kan ontstaan. Er zijn vele maatregelen waarmee u de kans op diefstal of de gevolgen ervan kunt verkleinen. De maatregelen kunnen per bedrijf sterk verschillen.
De portal Financieel Sterk Ondernemen (FSO) bevat vele Rekenmodellen, Stappenplannen, Checklists en op de praktijk gerichte Financiële Informatie. Met name bedoeld voor de non-financials behorend tot het MKB: ondernemers, bedrijfsadviseurs en managers. Klik hier voor meer informatie en aanmelden!
Abonneer je op onze gratis nieuwsbrief
Dit artikel behoort tot onze portal Financieel Sterk Ondernemen.
Deze portal wordt wekelijks aangevuld met nieuwe rekentools en adviezen.
Tip
Wilt u zich niet aanmelden als gebruiker, kijk dan eens in onze webshop bij de CD-ROMS en losse software.
CD-ROMS
CD-ROM Grip op Financiele Zaken
SOFTWARE
Software Prognoses en Jaarcijfers
Software MKB Kosten Monitor
Software MKB Omzet Monitor
|
Vergelijkbare artikelen
financiële problemen kunt u zien aankomen
wat kunt u doen tegen kassafraude?
uw bedrijf in financieel zwaar weer? houd de signalen in de gaten!
financieel risico: signalen van financiële dreigingen voor uw bedrijf
economische noodzaak ontslag personeel moet u kunnen aantonen!
financiële problemen in uw bedrijf? hoe herkent u financiële problemen?
betalingsonmacht: u kunt het salaris van uw personeel niet meer betalen?
executiewaarde van uw bedrijf: hoe bepaal je de executiewaarde?
ontslag bij faillissement - wat zijn de rechten van de werknemer bij faillissement?
|
