Zaken doen met een Tekstbureau of een Tekstschrijver
U kunt als ondernemer voor verschillende soorten opdrachten een tekstbureau/tekstschrijver inhuren. Bijvoorbeeld voor de redactie van uw nieuwsbrief voor relaties of voor het eigen personeel, voor de tekst van uw brochure of voor het schrijven van teksten voor uw website. Grotere bedrijven laten ook hun jaarverslag vaak schrijven door een externe deskundige.
Achtergrond
Tekstschrijvers schrijven veel verschillende soorten teksten. Het beroep van tekstschrijver is voor iedereen vrij en derhalve niet wettelijk beschermd. Dat wil zeggen dat iedereen zich op de markt mag presenteren als tekstschrijver. Wie een aardige tekst denkt te kunnen schrijven kan zich vestigen als zelfstandig tekstschrijver en zijn of haar naam vermelden in bijvoorbeeld de Gouden Gids. Uit onderzoek blijkt dat de meeste tekstschrijvers eerst een ander beroep hebben uitgeoefend alvorens met dit vak te beginnen. Dat betekent dat u als opdrachtgever veelal mensen zult aantreffen die al wat langer meedraaien op de arbeidsmarkt en een gevarieerde achtergrond hebben. Veel tekstschrijvers zijn werkzaam bij een tekstbureau. Zelfstandige tekstschrijvers werken veelal als eenmansbedrijf aan huis.
Bijkomende werkzaamheden
De tekst is vaak onderdeel van een product dat in gedrukte vorm moet verschijnen. U kunt een tekstschrijver ook inschakelen voor werkzaamheden die bij het drukproces komen kijken. Te denken valt aan werkzaamheden als :
• Eindredactie;
• Codering met opmaakinstructies;
• Correctie van drukproeven;
• Vormgeving;
• Begeleiding van druk en afwerking;
• Gehele productiebegeleiding (traffic).
Adviesrol
Er zijn tekstschrijvers die naast het schrijven van teksten tevens adviezen geven op het gebied van marketing en communicatie. Dat is op zich vrij logisch, omdat het schrijven van een commerciële tekst vaak een resultaat is van de aan de tekst ten grondslag liggende commerciële beleid. Laat u bijvoorbeeld een tekstschrijver de tekst schrijven voor een informatiebrochure, dan moeten bepaalde marketingprocessen (zoals een marketingplan, een communicatieplan of een bedrijfsmissie) in uw bedrijf in voldoende mate zijn uitgekristalliseerd. Is dit niet het geval, dan is onvoldoende marketinginformatie beschikbaar en kan een tekstschrijver zijn werk niet goed doen.
Beoordeling
Alvorens u in zee gaat met een tekstschrijver, is het belangrijk dat u na afloop van het eerste kennismakingsgesprek een indruk krijgt van de volgende drie vaardigheiden van de betreffende tekstschrijver.
• Inlevingsvermogen;
• Analyseren/structureren;
• Schrijfvaardigheid.
Inlevingsvermogen
Een belangrijke vaardigheid van een tekstschrijver is inlevingsvermogen. Een tekstschrijver moet zich kunnen inleven in de problematiek van uw bedrijf en van uw branche. Anders is hij of zij nooit in staat om een goede tekst te leveren die is afgestemd op uw doelgroep. Vraag u daarom af of uw kandidaat in staat is om zich in te leven in uw wensen en ideeën. Kan hij of zij commercieel denken? Dat blijkt uit de vragen die de tekstschrijver aan u stelt over de tekst die geschreven moet worden. Wat wilt u met uw tekst bereiken? Wie is precies uw doelgroep (kenmerken) die de tekst zullen lezen? Wat is kenmerkend voor deze lezers?
Vraag na afloop van het eerste gesprek of u erin bent geslaagd om duidelijk te maken wat voor tekst u wilt hebben. Vraag of de tekstschrijver dat voor u in een paar zinnen kan samenvatten. Dit is een belangrijk aandachtspunt, omdat uit onderzoek blijkt dat veel opdrachtgevers moeite hebben met duidelijk te maken wat voor tekst zij precies willen hebben.
Analyse/structuur
In de tweede plaats zijn de vaardigheden van belang op het gebied van het analyseren en structuren van het onderwerp waarover een te schrijven tekst gaat. Hiervoor is in veel gevallen een academisch denkvermogen nodig. Dit is vooral het geval als het om een relatief abstracte tekst gaat en een goede analyse van het betreffende onderwerp noodzakelijk is. Vraag uw tekstschrijver hoe hij of zij het onderwerp ziet waarover u een tekst wilt hebben. Kan de tekstschrijver verbanden leggen en heeft hij of zij voldoende kennis van het onderwerp waarover de tekst moet gaan? Is dit niet het geval, dan zal iemand uit uw bedrijf moeten zorgen voor de inhoudelijke kant van de tekst. De rol van de tekstschrijver is dan die van het produceren van een goed leesbare tekst op basis van een aangeleverd concept. Bespreek tijdens een kennismakingsgesprek de rol die de betreffende tekstschrijver zal gaan vervullen.
Schrijfvaardigheid
Een derde belangrijke vaardigheid is schrijfvaardigheid. Tekstschrijvers moeten verschillende tekstsoorten kunnen schrijven, ze moeten helder kunnen formuleren, goed kunnen argumenteren en beschikken over een zeer goede taalbeheersing. Bedenk elke tekstschrijver die schrijfvaardig is een eigen schrijfstijl hanteert. De schrijfstijl van een tekstschrijver verschilt van persoon tot persoon.
Vraag daarom een paar voorbeelden van geschreven teksten ter inzage, als u inzicht wilt hebben in de schrijfstijl van een tekstschrijver.
Afspraken maken
Als u na een eerste kennismakingsgesprek een goede indruk hebt van een bepaalde tekstschrijver en u wilt overgaan tot het verstrekken van een opdracht, komt het aan op het maken van goede afspraken. Zorg ervoor dat u bij het verlenen van een opdracht over de volgende aandachtspunten goede afspraken hebt gemaakt met uw tekstschrijver.
• Wat is het doel van de tekst?
Voor wie is de tekst bedoeld (doelgroep), wat is de boodschap is hoelang de tekst minimaal of maximaal moet zijn?
• Welke achtergrondinformatie is van belang?
Welke inhoudelijke inbreng (bijvoorbeeld verslagen, boeken, beleidsstukken en dergelijke) hebt u als opdrachtgever? U kunt een tekstschrijver ook de opdracht geven zelf informatie te verzamelen.
• Welke spelling zal de tekstschrijver hanteren?
Schrijft de tekstschrijver de tekst in goed Nederlands en in de standaardspelling? In onderling overleg kunt u voor bepaalde woorden andere afspraken maken. Aan welke eisen moet de stijl van uw tekst voldoen?
• Wat is de taak van de tekstschrijver?
• Hoeveel correctierondes spreekt u af? Gebruikelijk is dat de tekstschrijver een concepttekst aanlevert en dit concept na overleg een keer herziet.
• Hoe wilt u de tekst ontvangen (papier, floppy, post, e-mail, koerier)?
• Welke afspraken maakt u over het aanleveren van foto\'s, illustraties en andere materialen of gegevens als dat voor uw opdracht relevant is?
• Hoe zit het met de geheimhouding van vertrouwelijke informatie die u de tekstschrijver vanwege de opdracht ter hand stelt?
• Wat is de aanlevertijd van het eerste concept en van de definitieve tekst?
• Welk tarief hanteert uw tekstschrijver (uurtarief, paginatarief of bedrag per woord of verleent u de opdracht voor een vast bedrag)?
• Wat zijn de betalingsvoorwaarden?
• Welke afspraken maakt u over het onderhouden van contact tussen opdrachtgever en schrijver (aantal keren, contact per fase of anders)?
• Wie is auteursrechthebbende van de betreffende tekst?
Risicofactoren
Bij het verstrekken en uitvoeren van een tekstopdracht kan er het een en ander misgaan, ondanks dat u goede afspraken hebt gemaakt. Er zijn bepaalde risicofactoren waar u derhalve rekening mee moet houden. Uit onderzoek blijkt dat met name de volgende risicofactoren een rol spelen in de relatie tussen tekstschrijver en opdrachtgever.
• Onzekerheid bij de opdrachtgever (weet niet wat hij wil);
• Te laat betrekken van de tekstschrijver bij het ontwerpproces;
• De opdrachtgever verstrekt te weinig en/of te laat informatie;
• Te weinig of te laat geven van feedback door de opdrachtgever;
• De opdrachtgever bemoeit zich teveel met de stijl van de tekst;
• De bereikbaarheid van de opdrachtgever is slecht;
• De opdrachtgever luistert niet goed naar tekstschrijver.
Adviezen
De volgende adviezen zijn bedoeld voor u als opdrachtgever om de hiervoor vermelde risico’s zo klein mogelijk te maken.
Advies 1
Betrek uw tekstschrijver tijdig bij uw plannen
Tekstschrijvers willen al vroeg betrokken worden bij de allereerste plannen voor communicatie over diensten en producten. Die ontwikkeling loopt parallel met andere communicatiebranches. Ook de voorlichters van de overheid en de marketingspecialisten van de industrie willen steeds vroeger worden betrokken bij ontwikkelprocessen. Door een tekstschrijver al vroeg in het ontwikkelingsproces te betrekken, voorkomt u dat u als opdrachtgever in een situatie van een (te) hoge tijdsdruk terecht komt, met alle gevolgen van dien. Bovendien krijgt u op deze wijze een product dat beter aansluit bij uw doel en uw doelgroep.
Advies 2
Zorg voor een goede samenwerking
Hoe beter de samenwerking is tussen u als opdrachtgever en uw tekstschrijver, des te beter het eindresultaat. Zo\'n samenwerking begint met een zorgvuldig briefinggesprek. Daarna legt u de gemaakte afspraken duidelijk vast, zodat de verwachtingen van beide partijen daadwerkelijk uitkomen.
Advies 3
Maak goede afspraken over controle van de tekst
Als opdrachtgever en inhoudelijk deskundige moet u de geleverde tekst controleren op onjuistheden en onzorgvuldigheden, want u bent er aansprakelijk voor. Spreek daarom van tevoren af hoe u die verantwoordelijkheid wilt gaan organiseren. Het is belangrijk dat de tekstschrijver weet wie de tekst goedkeurt en binnen welke termijn.
Advies 4
Zorg voor een goede planning en fasering
Bij het totstandkomen van een goede gedrukte tekst zijn altijd twee of meer partijen betrokken, zij het in verschillende fases. Bijvoorbeeld zowel een tekstschrijver als een vormgever en/of een fotograaf. De partijen zijn in het werkproces vaak afhankelijk van elkaar, maar toch moet het eindresultaat op tijd af. Door een planning te maken voor alle fases en door met alle participanten die een bijdrage leveren een termijn af te spreken kunt u vertraging voorkomen of zoveel mogelijk beperken.
Advies 5
Vraag om een duidelijke offerte
Als de aard en de omvang van de opdracht duidelijk is, kan de tekstschrijver een schatting maken van de tijd en de kosten die ermee gemoeid zijn. Op basis daarvan worden een prijs en betalingsvoorwaarden afgesproken. Voor sommige opdrachten is het zinvol een onderscheid te maken in verschillende kostensoorten. Bijvoorbeeld honorariumkosten, bureaukosten (en andere directe kosten) en kosten van derden. Zorg er in elk geval voor dat duidelijk is hoeveel u moet betalen (inclusief of exclusief BTW) en wat u daar allemaal voor krijgt.
Kosten
Het gemiddelde uurtarief van tekstschrijvers bedraagt een bedrag tussen de € 75,- en € 100,- per uur, uitzonderingen naar boven of beneden daargelaten.
Zoeken
Bent u op zoek naar een tekstspecialist, dan kunt u het volgende doen.
• Een tekstschrijver opzoeken in de Gouden Gids. Dit doet u door te zoeken onder de rubriek ‘Tekstschrijvers(sters)’ (rubrieken 710 en 711). U kunt natuurlijk ook altijd uw telefoonboek raadplegen onder deze term.
• Via de beroepsvereniging van tekstschrijvers TekstNet. U kunt een ledenboekje van de leden van TekstNet bij het secretariaat aanvragen.
Het lidmaatschap van TekstNet staat open voor tekstschrijvers, redacteuren, docenten en adviseurs in tekst en taal. Leden van deze vereniging hanteren standaard leveringsvoorwaarden die u bij het secretariaat kunt opvragen. De leveringsvoorwaarden worden geacht deel uit te maken van elke overeenkomst die een lid met een opdrachtgever sluit.
Deze leveringsvoorwaarden bevatten onder meer bepalingen ten aanzien van de volgende belangrijke aandachtspunten:
• Het in rekening brengen van meer dan één herziening of wijziging van de oorspronkelijke opdracht;
• Gevolgen van het wijzigen, uitstellen of intrekken van een opdracht;
• De offerte zelf en mogelijke offertekosten;
• In rekening te brengen verschillende kostensoorten;
• Auteursrecht en vrijwaring tegen aansprakelijkheid;
• Een situatie van ingrijpende wijziging van de tekst door de opdrachtgever.
Portals speciaal voor Ondernemers en Managers
Personeel
Wilt u met het leidinggeven aan personeel minder tijd kwijt zijn en professioneler leidinggeven?
Kijk dan op HRM-Tools voor Leidinggevenden
Financieel
U wilt als ondernemer meer grip op uw Financiële Zaken? Uw Jaarcijfers analyseren, Prognoses en Kostenberekeningen Maken, enzovoort?
Kijk dan op Financieel Sterk Ondernemen (FSO)
Sales
U wilt met een sterkere aanpak van uw verkoop meer omzet maken? Met tools voor bijvoorbeeld het schrijven van sterke verkoopbrieven, belscripts, scorende offertes, verkoopplannen, verkoopprognoses en verkoopoverzichten?
Kijk dan op Orders en Opdrachten binnenhalen
Abonneer je op onze gratis nieuwsbrief
Dit artikel behoort tot onze portal Orders & Opdrachten Binnenhalen. Deze portal wordt wekelijks aangevuld met nieuwe rekentools en adviezen.
Tip
Wilt u zich niet aanmelden als gebruiker, kijk dan eens in onze webshop bij de CD-ROMS en losse software.
CD-ROM Acquisitie
CD-ROM Offertes Schrijven
CD-ROM Offertemanager
Software Offerteberekeningen Maken (versie Zakelijke Dienstverlening, Productie en Ambacht)
Software Offerteberekeningen Maken (versie Detailhandel en Groothandel)
Software Offertes Schrijven
Software Verkoopbrief Schrijven
Software Belscript Schrijven
|
