|
|
Ontslaggesprek: Hoe voert u een ontslaggesprek?
Individueel ontslag is een ingrijpende belevenis. Vrijwel iedereen die ooit ontslagen is, zal tot in lengte der dagen het gesprek voor de geest kunnen halen. Alsof het gisteren gebeurt is. Dat maakt dat u als leidinggevende hoge eisen moet stellen aan een ontslaggesprek.
Een ontslaggesprek is een voorbeeld van een slecht nieuwsgesprek. Het draait om het brengen van het slecht nieuws, het voorkomen van discussie en het uitleggen van de ‘regeling’ die van toepassing is.
Doel van het ontslaggesprek
Een ontslaggesprek kent als vorm van slecht-nieuwsgeprek drie doelen. In de eerste plaats het overbrengen van de boodschap. Voor de hand liggend misschien maar er zijn voorbeelden bekend van medewerkers die na afloop van het gesprek niet wisten of ze bevorderd waren dan wel ontslagen. In de tweede plaats het opvangen van emoties. In welke vorm die emoties zich zullen voordoen is niet exact aan te geven. Maar effectief met emoties omgaan, zal een heilzaam effect hebben op de schade achteraf. Het derde doel is acceptatie van het nieuws. De ontvanger moet begrijpen dat de boodschap definitief is en niet onderhandelbaar.
Een goed ontslaggesprek bestaat vooral uit de juiste combinatie van inlevingsvermogen, respect en eerlijkheid. Het daadwerkelijk en oprecht doorleven en overbrengen kost energie. De medewerker die ontslagen wordt, staat centraal en de rol van u als leidinggevende is bescheiden en tegelijk een zware taak die vraagt om vaardigheden en een goede voorbereiding.
Aandachtspunt ontslaggesprek
Moet u als leidinggevende een ontslaggesprek voeren, houd dan de volgende aandachtspunten goed in de gaten.
Aandachtspunt 1
Houd bij het ontslaggesprek zelf de regie in handen
In een ontslaggesprek kunnen zowel bij de werknemer als de werkgever sterke emoties naar voren komen. Het is daarom belangrijk om het verloop van het gesprek goed te regisseren. In een dergelijk gesprek is een aantal fasen te onderscheiden. Het eerste doel van het ontslaggesprek is om de boodschap dat de werknemer ontslagen zal worden duidelijk over te brengen.
Aandachtspunt 2
Breng bij het ontslaggesprek de boodschap duidelijk over
Aan het begin van het ontslaggesprek moet de boodschap duidelijk worden overgebracht. Kom dus na een kort begin van het gesprek direct met uw boodschap. Deel aan het begin van het gesprek mee dat u als werkgever van plan bent om uw werknemer te gaan ontslaan. Zorg ervoor dat u duidelijk bent als het gaat om de vraag of u als werkgever nog van uw standpunt bent af te brengen. Nee dus! Draai er niet omheen.
Valkuilen bij een ontslaggesprek
De belangrijkste valkuilen van een ontslaggsprek:
Te langzaam tot the point komen.
Sta niet aan het begin van het gesprek nog even op om koffie te halen of een telefoontje af te handelen. Begin niet eerst over koetjes en kalfjes. Zelf voelt u zich daardoor misschien wat meer op uw gemak maar het brengen van de boodschap wordt er zeker niet eenvoudiger op!
Mooier voorspiegelen dan de werkelijkheid
Breng het nieuws niet mooier dan het feitelijk is. ‘Goedemorgen Fred, ga zitten. Ik heb deze afspraak met je gemaakt omdat ik je moet vertellen dat je arbeidsovereenkomst beëindigd gaat worden.’
Naar een conclusie toewerken
Probeer nooit door slimme vragen de gesprekspartner zelf tot conclusies te laten komen. Dat werkt nooit en u komt zelf te hangen in de strop die u een ander voorhoudt. Vandaar de term ‘hang yourself’. ‘Fred, hoe vaak hebben we het de laatste maanden al gehad over jouw leidinggevende kwaliteiten…..?’ ‘Vind je zelf dat er verbeteringen zijn geweest de afgelopen periode…..?’
Aandachtspunt 3
Vang uw werknemer zo goed mogelijk op
Na het uitdelen van de spreekwoordelijke “klap” zal uw werknemer reageren op de aanzegging van het ontslag. Dan is het belangrijk dat u als werkgever uw opvangt en hem of haar niet aan zijn lot over laat. Uw werknemer moet de kans krijgen om stoom af te blazen.
Reacties tijdens een ontslaggesprek
Reacties op slecht nieuws kunnen variëren van ongeloof en ontkenning via verdriet en boosheid tot opluchting over duidelijkheid. Slecht nieuws is slecht nieuws. De een kan woedend reageren als hij of zij hoort van het ontslag, de ander opgelucht als er duidelijkheid is. Een volgende zegt helemaal niets.
Het allerbelangrijkste is: luisteren. Geef de ander de gelegenheid stoom af te blazen. Alles wat u nu toevoegt zal de druk juist verhogen. Wees dus stil, luister, stel vragen en vat samen.
De belangrijkste valkuilen ontslaggesprek
Te laag tempo
Sommige mensen vallen stil als ze slecht nieuws ontvangen. U moet uw tempo in de gaten houden. Laat de stilte maar rustig even duren. Handige vuistregel: onderbreek stiltes alleen door een vraag te stellen.
Troosten
Als u troost begeeft u zich op twee voor de ontvanger onverenigbare niveaus: negatief (u brengt immers slecht nieuws) en positief (u troost). Troosten werkt niet in deze fase van het gesprek. Laat troosten dus achterwege.
Te snel de argumentatie van het ontslag mededelen
Hoe lang het duurt voordat u de argumentatie kunt mededelen, is moeilijk aan te geven. Meestal kunt u verder als de ontvanger de ‘waarom’ vraag stelt. Check wel eerst of hij al toe is aan de argumenten: ‘Wil je dat ik je uitleg waarom ik deze beslissing heb genomen?’ Soms speelt de emotie opnieuw op. Is dit niet het geval, dan kunt u doorgaan met uitleggen.
Ingaan op verwijten
Laat uw werknemer aan het woord, toon medeleven en geef aan dat u van plan bent om de werknemer zoveel als mogelijk te helpen. Blijf wel bij het standpunt om de werknemer te ontslaan. Ga tijdens een ontslaggesprek nooit in op mogelijke verwijten van de werknemer. Vermijd zoveel mogelijk discussie. Uw werknemer zal zeker emoties voelen en (nog) niet in staat zijn om redelijk te reageren. Laat de reactie van de werknemer als het even kan gewoon over u heen komen.
Aandachtspunt 4
Geef de reden van het ontslag
Nadat uw werknemer de boodschap van het ontslag heeft vernomen en de ergste emoties weer enigszins onder controle heeft, kunt u de reden van het ontslag geven voorzover dit nog niet duidelijk is. Houd dit onderdeel zo kort mogelijk. Beperk u tot de feiten. De voor u van belang zijnde feiten kunt u zo goed mogelijk toelichten. Vermijd ook hier discussies. Waarschijnlijk plant u nog een vervolggesprek waarin u eventueel aandacht kunt besteden aan een discussie met uw ontslagen werknemer.
Argumenten uiteenzetten
Houd het geven van de argumenten kort en bondig. Concentreer u op maximaal 2 à 3 argumenten. Speel de bal en niet de man. De belangrijkste valkuilen:
Rechtvaardigen
‘Je moet toch begrijpen dat….’ Nee, men hoeft helemaal niets te begrijpen en zal dat ook meestal niet doen. Doe dus geen beroep op begrip.
Bij 2e of 3e keer andere woorden gebruiken
Wees er op voorbereid dat u de argumenten soms een tweede keer moet uitleggen. Gebruik dan exact dezelfde woorden. Dat versterkt de duidelijkheid, vergroot het besef dat de boodschap niet onderhandelbaar is en voorkomt een woordenstrijd: ‘Maar net zei je dat…..’.
Aandachtspunt 5
Rond het ontslaggesprek zo goed mogelijk af
Aan het eind van het ontslaggesprek rondt u zo goed mogelijk af. De kans is groot dat uw werknemer hulp zal zoeken bij een advocaat of arbeidsjurist. Er moeten nog vervolgafspraken worden gemaakt over de te volgen procedure. Ook moeten de financiële zaken geregeld worden. Het is aan te bevelen deze zaken in een vervolggesprek te bespreken. Zorg ervoor dat u een vervolgafspraak plant of wanneer u opnieuw contact met uw werknemer zult opnemen. U kunt de ontslagen werknemer aanbieden meer informatie over de ontslagprocedure, ontslagvergoedingen en ontslaguitkeringen te doen toekomen.
Oplossingen bespreken
Geef aan wat de mogelijkheden zijn waarover u van te voren heeft nagedacht. Eventueel kunt u deze ook op papier meegeven. De belangrijkste valkuilen zijn hier onduidelijkheid (‘Ja, er is wel iets geregeld, maar ik heb nu even niet paraat wat precies…..’) en teveel details.
De afronding van het ontslaggesprek
Besteed in de afronding vooral aandacht aan twee punten.
• Moeten de collega’s geïnformeerd worden en zo ja, wie gaat dat wanneer doen.
• Wat gaat de ontvanger na afloop van het gesprek doen.
Een paar afspraken maken
Voordat uw werknemer definitief is vertrokken, maakt u als leidinggevende een paar afspraken voor de korte termijn. Blijft uw ontslagen werknemer in het bedrijf werken tot het ontslag definitief wordt of wordt uw werknemer direct op non-actief gesteld? Moet uw ontslagen werknemer nog bepaalde zaken inleveren? Bijvoorbeeld een auto van de zaak, sleutels, pasjes of andere bedrijfseigendommen?
Meer weten?
Heeft u behoefte aan een gratis advies van onze arbeidsjurist. Wilt u beschikken over briefteksten die u nodig heeft voor de formele afhandeling van een ontslag? Wilt u meer weten over dit onderwerp en gebruik maken van de vele handige tools en documenten op het gebied van HRM? Klik dan hier voor informatie over HRM-Tools voor leidinggevenden.
Bron: Intermediair
Juridisch adviseur Arbeidsrecht nodig?
Bent u als leidinggevende bezig met de voorbereiding van een besluit.
Zodat u een advies nodig heeft van een gespecialiseerd Juridisch Adviseur Arbeidsrecht?
Bijvoorbeeld op het gebied van:
- Het aannemen of ontslaan van personeel;
- Een voorgenomen reorganisatie;
- Of personeelsbeleid.
Neem dan contact op met Groenendaal, Juridisch Adviesbureau voor Arbeidsrecht te Hilversum.
Dit bureau geeft u praktisch advies gericht op concreet resultaat, tegen betaalbare tarieven.
Het eerste gesprek is altijd gratis.
U kunt bellen met (T) 035 6 42 10 52
Meer informatie: www.groenendaal.nu
Abonneer je op onze gratis nieuwsbrief
|
Vergelijkbare artikelen
voorbeeldbrief ontslag op staande voet nuttig bij direct ontslag
ontslagvergoeding werknemer: wanneer wel ontslagvergoeding en wanneer niet?
beëindiging arbeidsovereenkomst met wederzijds goedvinden vraagt nodige aandacht
einde arbeidsovereenkomst met wederzijds goedvinden
ontslag op staande voet? ga weloverwogen over op ontslag op staande voet
over ontslag en vergoeding: wanneer wel ontslag vergoeding en wanneer niet?
arbeidsovereenkomst altijd schriftelijk opzeggen
proeftijd en ontslag: uitkijken bij ontslag binnen proeftijd
ontslagvergoeding: zowel werknemers als werkgevers kunnen ontslagvergoeding eisen
ontslag: wanneer is ontslag mogelijk en wanneer niet?
|
Leidinggevenden hebben meestal ook te maken met begrotingen, jaarcijfers, enzovoort. U ontvangt daarom als nieuwe gebruiker de software Prognoses en Jaarcijfers helemaal gratis! (winkelwaarde 79,-).
|
